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Nouvelle version Office : ce que votre association doit savoir

Partenaire 29 janvier 2013 par L'équipe Solidatech
Avec de nouvelles fonctionnalités et une interface utilisateur rafraîchie, la dernière version de Microsoft Office représente une amélioration globale par rapport aux versions précédentes, la suite bureautique est optimisée pour les appareils à écran tactile, tels les tablettes et les PC « tout-en-un ».

Microsoft Office : ce qu'il faut savoir

Avec de nouvelles fonctionnalités et une interface utilisateur rafraîchie, la dernière version de Microsoft Office représente une amélioration globale par rapport aux versions précédentes, la suite bureautique est optimisée pour les appareils à écran tactile, tels les tablettes et les PC « tout-en-un ». Les associations éligibles peuvent dès lors demander des donations du pack Office par l'intermédiaire de SolidaTech  (pour plus d'informations sur le fonctionnement du programme de donations Microsoft de SolidaTech , consultez notre aperçu du programme de donations de Microsoft).
La suite Office contient de nombreuses nouvelles fonctionnalités. Il serait presque impossible d'énumérer toutes ces modifications, mais nous mettons en lumière celles qui sont les plus utiles pour les associations. D’autres articles de cette même série s’intéresseront plus en profondeur aux différents programmes spécifiques dont Office est composé.

Travailler sous Windows 8 et SkyDrive

La nouvelle conception d’Office, purifiée et adaptée aux écrans tactiles, complète bien Windows 8. Tout comme l'écran de démarrage de Windows 8, Office a un look minimaliste, du texte plus clair et moins de boutons et icônes. Le nouveau design élimine les fioritures, pour vous permettre de vous concentrer sur vos tâches principales.
Office est compatible avec toutes les versions de Windows 7, mais ne fonctionnera sur aucune des versions de Windows Vista ou XP. Les organisations qui utilisent ces versions plus anciennes de Windows doivent envisager la mise à niveau vers une version plus récente de Windows si elles désirent passer à la dernière version d’Office. Pour plus d'informations sur Windows 8, voir notre article "Mise à niveau vers Windows 8 – Les questions qu’il faut se poser"  ?
SkyDrive, le service cloud de Microsoft, est intégré dans l'ensemble de la suite Office. Lorsque vous installez Office, on vous demandera d'entrer les informations de votre compte Microsoft qui sont liées à votre compte SkyDrive. Vous pourrez alors télécharger des fichiers sur votre compte web de SkyDrive directement à partir d’Office. SkyDrive est désormais l'emplacement par défaut pour l'enregistrement de nouveaux fichiers, mais vous pouvez facilement changer cette option pour  enregistrer vos fichiers où vous voulez: localement, sur un disque externe ou sur un espace de stockage en réseau.

Lorsque vous activez Office, il vous sera demandé de le lier à votre compte Microsoft

L'intégration d'Office et SkyDrive rend nettement plus facile le travail sur plusieurs appareils. Après l'enregistrement sur SkyDrive, vous pouvez accéder à vos documents, tableurs, présentations et autres fichiers Office depuis plusieurs PC ou de votre Windows Phone ou tablette. Word, Excel et PowerPoint retiennent également le dernier endroit où vous avez travaillé avant d’avoir enregistré. Par exemple, si vous travaillez dans une cellule de feuille de calcul et que vous devez fermer Excel pour passer à un autre projet, le programme sauvera votre place dans cette cellule. La place de votre signet sera synchronisée sur plusieurs appareils, que vous reveniez sur un fichier sur votre PC, Windows Phone ou tablette. L’appli SkyDrive est disponible pour iOS et appareils Android, donc vous pouvez également ouvrir des fichiers sur différentes plateformes.

Word

En termes d'apparence, la nouvelle version de Microsoft Word n'est pas radicalement différente des versions antérieures. Le texte et les icônes sont un peu plus larges et plus espacés, offrant une interface plus facile à lire et plus moderne. Word paraît beaucoup plus rapide et plus souple quand vous faites défiler un document et lors de la frappe.

Lorsque vous démarrez Word, vous êtes accueilli avec une nouvelle page de démarrage qui affiche vos documents les plus récents, divers modèles et la possibilité d'ouvrir un nouveau document vierge. Le ruban, introduit dans précédente version d'Office, est toujours présent, mais vous pouvez le minimiser pour augmenter votre espace de travail. Il y a aussi un nouvel onglet sur le ruban, l'onglet « Création », qui comprend la mise en forme et les outils de page d’arrière-plan ainsi que de nouveaux thèmes et modèles.

Word est beaucoup plus souple avec l’intégration de différents types de médias dans des documents. Par exemple, vous pouvez maintenant intégrer des vidéos directement dans des documents Word et les lire. Des photos venant des comptes Facebook et Flickr de votre organisation peuvent être insérées dans documents Word sans quitter l'application. Les nouveaux « repères d'alignement » (les outils qui apparaissent lorsque vous cliquez sur une partie d’un média) facilitent le positionnement rapide de vos images ou des vidéos par rapport à votre texte.

Des repères d’alignement dans Word facilitent le positionnement d’images 

La possibilité d'éditer des fichiers PDF dans Word est une des nouveautés le plus utiles. Dans les versions antérieures d’Office vous pouviez sauvegarder un document Word en format PDF, mais vous ne pouviez modifier des fichiers PDF sans les convertir au préalable. Maintenant, vous pouvez simplement ouvrir un fichier PDF dans Word et commencer à éditer tout de suite, sans rien perdre de la structure ni la mise en forme du fichier PDF.

Word a également quelques fonctionnalités qui peuvent vous aider à coordonner les flux de travail parmi votre personnel. Si vous devez travailler sur un document en collaboration avec un groupe de personnes, par exemple, vous pouvez l’enregistrer sur SkyDrive ou SharePoint et puis envoyer à toutes les personnes concernées un lien vers le ce fichier, ainsi leurs droits de lecture et modification de ce document.

Excel

Tout comme Word, la nouvelle version d'Excel a subi une cure de jouvence pour devenir plus légère et minimaliste. Il y a un nombre de nouveaux outils utiles susceptibles de plaire aux novices tant qu’aux utilisateurs avancés d'Excel. Des « Graphiques recommandés » peuvent vous aider à vous retrouver parmi les nombreuses options de création de graphiques fournies par Excel. Si vous sélectionnez vos données et cliquez sur Insérer > graphique recommandé, Excel propose différentes options graphiques qui peuvent fonctionner pour votre projet, tels que les camemberts, les graphiques en courbes ou les  graphiques à barres.

La fonctionnalité graphique recommandée d’Excel vous guide dans le choix du meilleur format pour vos données 

Le remplissage rapide est une nouvelle fonctionnalité bien pratique qui vous permet de reformater et de réorganiser vos données. Le nouvel Excel apprend et retient vos modèles d'entrée de données et complète automatiquement les données restantes sans recours à des formules ni macros. Par exemple, si vous entrez les numéros de téléphone de bénévoles d'une certaine manière, Flash Fill d’Excel reconnaît le modèle et met en forme pour vous.

Un autre outil utile pour les novices et utilisateurs Excel avancés est la fonctionnalité de tableau croisé dynamique recommandé. Lorsque vous sélectionnez un groupe de cellules, vous voyez un aperçu de l'aspect qu'auraient vos données dans plusieurs tables selon différents axes.

PowerPoint

PowerPoint suit également le principe « less is more » en  supprimant boutons et couleurs superflus, pour augmenter ainsi l'espace de travail pour la conception des diapositives. Il offre de nouveaux thèmes et modèles parmi lesquels vous pouvez choisir, ainsi que des variations de couleurs pour certains thèmes. Comme dans Word, les repères d'alignement de PowerPoint peuvent vous aider à formater des formes, des zones de texte et autres graphiques avec texte pour donner à vos diapositives un aspect plus professionnel.

Les repères d’alignement fonctionnent de la même manière dans PowerPoint que dans Word 

Outlook

De tous les programmes la mise à jour de la conception d’Outlook est la plus radicale. Mais c’est pour un mieux: son interface moins encombrée rend plus facile de trouver des informations importantes dans votre boîte de réception ou calendrier. Outlook ressemble aux  programmes de messagerie web — par exemple, en vous permettant de répondre à un message électronique dans la fenêtre principale. Dans les versions précédentes, une fenêtre distincte apparaissait pour les réponses. Vous pouvez maintenant choisir de faire surgir une fenêtre distincte si vous le souhaitez, mais cette légère modification rend Outlook plus efficace. La nouvelle fonctionnalité Social Connector vous permet d'intégrer vos comptes Facebook et LinkedIn dans votre boîte de réception et de voir les mises à jour de vos contacts. Il peut également synchroniser votre email de Facebook, messages directs de Twitter et demandes de LinkedIn et vous les présenter dans une seule boîte de réception. Si vous êtes chargé de gérer les médias sociaux au sein de votre organisation, cette fonctionnalité peut vous faire économiser énormément de temps.

Une nouvelle fonctionnalité appelée « Peeks » vous donne un aperçu rapide de votre calendrier ou rendez-vous pendant que vous écrivez un e-mail, sans devoir passer à une autre fenêtre.

OneNote

Tout comme les autres programmes Office, OneNote est conçu pour la synchronisation sur plusieurs appareils. Les notes créées dans OneNote sont accessibles sur plusieurs apparails : Windows 7 ou 8 tablettes et PC, Windows Phones,  iOS et appareils Android équipés des applications OneNote. Vous pouvez également ouvrir des notes dans votre navigateur via Office Web Apps.
OneNote ajoute quelques éléments tactiles, comme la possibilité de dessiner et de glisser dans l'application. Vous pouvez également incorporer des fichiers dans vos notes, tels que des images, des vidéos, des documents. Et, comme pour les autres composants d’Office, vous pouvez synchroniser OneNote avec votre compte SkyDrive.

Office ajoute plusieurs nouvelles fonctionnalités utiles pour les associations, mais les modifications ne sont pas aussi drastiques que votre personnel doive complètement ré-apprendre le logiciel. Une ou deux sessions interactives pour mettre en évidence les nouvelles fonctionnalités doivent suffire pour commencer à utiliser Office.

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