Créé par : L'équipe Solidatech
1. Avant le forum des association : préparer votre stand et communiquer
Soigner sa communication en amont
Une publication sur la page Facebook ou le compte Instagram de l'association annonçant "Notre association sera au forum des associations, stand n°X, venez nous rencontrer", touchera les membres actuels et pourra attirer leurs proches. Une story avec un décompte des jours restants créera un peu d'attente.
Si vous avez une liste de diffusion, vous pouvez également envoyer une communication par mail dédiée ou partager l’information au sein d’une newsletter à votre base d’adhérents à l’aide d’un outil d’emailing.
Des outils gratuits comme Canva permettent de créer rapidement un visuel propre, et un planificateur permet de programmer les publications à l'avance plutôt que d'y penser au dernier moment.
- Outil d'emailing : AssoConnect, Brevo, MailChimp, Listmonk
- Création de visuel : Canva Pro Solidaire, Penpot, Adobe
- Outil de planification : Swello, Canva Pro Solidaire, Meta Business Suite, Hootsuite
Préparer des supports numériques réutilisables
Au lieu d’imprimer des centaines de flyers, vous pouvez préparer :
- Une présentation courte de l'association (en une page, lisible en 30 secondes), à plastifier ou accrocher ;
- Un visuel, des photos ou encore une courte vidéo de présentation à passer en boucle sur une tablette ou un ordinateur portable au stand.
- Outil pour créer une présentation : Canva Pro Solidaire, PowerPoint, Google Slides
- Modification de photos : Darktable, Adobe, digiKam, GIMP
Générer son propre QR code
Même si l'organisateur du forum ne fournit rien de particulier, l'association peut créer en quelques minutes un ou plusieurs QR codes renvoyant vers :
- Un lien unique regroupant site, réseaux sociaux et formulaire d'adhésion, via un site qui génère généralement un QR code automatiquement ;
- Le formulaire d'adhésion ou d'inscription ;
- La page de dons si l'association en collecte ;
- Un simple formulaire de contact pour être recontacté après le forum.
Ce ou ces QR codes peuvent être imprimés en grand sur un support de stand (kakémono, affiche A3), sur des feuilles A4 plastifiées ou encore affichés à l'écran d'une tablette.
- Liens uniques : Link.tree, Lnk.bio
- Outil pour créer une présentation : Canva Pro Solidaire, PowerPoint, Google Slides
💡 À noter : Des outils comme Canva Pro Solidaire intègrent la génération de QR Codes.
Anticiper l'inscription et le paiement en ligne
Si l'association demande une cotisation, avoir un lien de paiement en ligne évite de gérer la monnaie et accélère les adhésions sur place. De plus, beaucoup de visiteurs se rendent aux forums des association sans liquide ou chéquier. Certains de ces outils intègrent aussi la gestion des membres, ce qui évite de ressaisir les informations plus tard.
- Liens de paiement en ligne : HelloAsso, AssoConnect, iRaiser, Lydia…
Choisir sa base de contacts ou son CRM en amont
C'est une étape souvent oubliée : où vont atterrir les contacts collectés le jour-J ? Pour une petite association, un tableur collaboratif (comme Framaforms ou Google Sheets) peut suffire largement. Pour une structure plus organisée, un outil de gestion associative ou un CRM permet de centraliser adhérents, dons et prospects au même endroit, avec des relances automatisées. L'essentiel est de préparer cette base avant le forum, pour ne pas l'improviser le soir même avec une pile de feuilles.
- Outil de gestion associative ou CRM avec fonctionnalité de mailing intégrée : AssoConnect, Galette, HelloAsso ou Paheko
- Tableur collaboratif : OnlyOffice, Google Sheets, Framacalc
- CRM généraliste léger : Notion ou Airtable
💡 Base de données : vers quels outils se tourner ?
Pensez également à :
- Télécharger les supports en avance (vidéo, présentation) pour ne pas dépendre de la connexion ;
- Anticiper le partage de connexion d'un smartphone en secours ;
- Avoir une version papier des QR codes, et un carnet de secours pour noter les contacts en cas de souci technique.
2. Pendant le forum : attirer et ne perdre aucun contact
S'équiper matériellement
Un stand efficace peut reposer sur quelques équipements simples à prévoir :
- Une tablette ou un smartphone dédié à la collecte de contacts (nous recommandons fortement de penser à prendre une batterie externe, s’il n’y a pas de prises à proximité) ;
- Un support pour la tablette ou une affichette avec le QR code bien visible, à hauteur des yeux ;
- Une multiprise pour pouvoir brancher vos appareils ou une machine à café par exemple ;
- Si l'association vend des produits ou encaisse des cotisations, un petit terminal de paiement mobile ou une application seront plus simple à gérer qu'une caisse à monnaie.
📌 À noter : AssoConnect permet gratuitement le Tap to pay pour permettre d'encaisser des paiements directement via un smartphone.
Remplacer le cahier et les feuilles par un formulaire numérique
Un simple formulaire ou directement le formulaire d'adhésion de l'outil de gestion associative choisi en amont ouvert sur une tablette ou accessible par QR code permet aux visiteurs intéressés de laisser leurs coordonnées eux-mêmes, sans attente si plusieurs personnes se présentent en même temps. Cela évitera également les difficultés à lire les écritures manuscritesLes réponses arrivent directement dans la base de contacts ou le CRM préparé au préalable.
Faciliter l'adhésion immédiate
Un visiteur convaincu sur place doit pouvoir s'inscrire tout de suite, sans attendre de recevoir un mail. Un lien ou un QR code vers un formulaire d'adhésion avec paiement intégré (HelloAsso par exemple) permet de transformer l'intérêt en engagement concret, pendant qu'il est encore là, et l'adhérent apparaîtra immédiatement dans la base de l'association.
Impliquer les bénévoles du stand
Chaque bénévole présent doit savoir où se trouvent les QR codes, comment fonctionne le ou les formulaires, quel identifiant utiliser pour se connecter au CRM ou à la base partagée si besoin, et comment orienter un visiteur qui préfère s'inscrire depuis son propre téléphone plutôt que sur la tablette ou l’ordinateur de l'association. Une présence continue sur le stand est préférable, pour ne manquer aucun visiteur !
3. Après le forum : transformer l'intérêt en engagement durable
Ce n'est pas parce que le forum des associations est terminé que tout est fini : c'est même souvent là que tout commence vraiment.
Relancer rapidement
Un message de remerciement, envoyé par email ou SMS dans les 48 heures suivant le forum, avec un rappel du lien d'adhésion, augmente nettement le taux de conversion. Passé une semaine, l'enthousiasme du forum retombe vite. Un outil d'emailing simple ou la fonction emailing intégrée à un CRM associatif comme AssoConnect permet d'envoyer ce message à tous les contacts collectés lors du forum en une seule fois, sans copier-coller manuel.
Centraliser les contacts collectés
Si c’était votre choix, les réponses à votre formulaire tels que Google Forms ou Framaforms s'exportent facilement dans un tableur ou s'intègrent automatiquement dans le CRM associatif choisi en amont. Cela évite de perdre des dizaines de noms griffonnés sur un bout de papier, et permet de distinguer d'un coup d'œil les nouveaux adhérents, les dons reçus et les simples curieux à recontacter.
Nous vous recommandons de partager les demandes reçues en fonction des compétences et rôles de vos salariés ou bénévoles afin d'être plus efficace et car un message personnalisé est plus apprécié.
Garder le lien avec les nouveaux contacts
Le forum n'est qu'un point de départ. Une newsletter régulière (via HelloAsso, Brevo, Mailchimp ou l'outil emailing de votre CRM), un groupe WhatsApp, une invitation à suivre les réseaux sociaux permettent de garder le contact avec les personnes rencontrées, même si elles n'ont pas adhéré tout de suite au forum. Une newsletter, un groupe WhatsApp ou Discord, une page réseau social active permettent de maintenir l'intérêt suscité pendant l'événement au lieu de le laisser retomber en une semaine.
Faire un petit bilan
Combien de personnes ont scanné les QR codes ? Combien ont rempli le formulaire ? Combien ont réellement adhéré ?
La plupart des générateurs de QR codes et des outils d'adhésion en ligne fournissent ces statistiques gratuitement. Ces quelques chiffres aident à préparer un stand encore plus efficace l'année suivante, et à savoir si l'équipement utilisé était suffisant !
Check-list rapide : le numérique au service de son stand
Avant le forum des associations
🗹 Annonce de la participation publiée sur les réseaux sociaux de l'association
🗹 Présentation courte de l'association prête (support papier ou numérique)
🗹 QR code créé (adhésion, contact, ou dons)
🗹 Création des formulaires
🗹 Lien de paiement en ligne prêt si cotisation
🗹 Choix et mise en pace d'une base de données
🗹 Supports téléchargés en local (pas de dépendance au wifi ou au réseau)
Pendant le forum des associations
🗹 Formulaire de contact/adhésion accessible par QR code au stand
🗹 Tablette ou smartphone chargé et prêt à l'emploi
🗹 Solution de paiement sans contact disponible
🗹 Connexion de secours prévue (partage de connexion mobile)
🗹 Chaque bénévole sait présenter et utiliser les outils numériques du stand
Après le forum des associations
🗹 Message de remerciement/relance envoyé sous 48h aux contacts collectés
🗹 Contacts exportés et centralisés (tableur, outil de suivi)
🗹 Nouveaux contacts invités à rejoindre newsletter ou réseaux sociaux
🗹 Petit bilan chiffré réalisé (scans, formulaires remplis, adhésions)
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