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Assemblée Générale ou Conseil d’Administration 100% en ligne : c’est possible !

Conseils et astuces 16 octobre 2020 par L'équipe Solidatech
Votre Assemblée Générale (AG) et/ou votre Conseil d’Administration (CA) sont bientôt d’actualité, et vous envisagez de les organiser à distance ? Voici comment vous y prendre de manière 100% dématérialisée.

Pour vous accompagner au mieux dans la mise en place de votre Assemblée Générale à distance, notre équipe a créé ce guide au format PDF. 

Ce que dit la loi

Sans grande surprise, la loi de 1901 ne précise pas comment tenir une AG à l’aide d’internet ! Cependant, il n’existe pas de contrainte légale qui empêche l’organisation de cette dernière en visioconférence. Le gouvernement a d’ailleurs autorisé par ordonnance la mise en place d’Assemblées Générales par visioconférence ou conférence téléphonique, même si cela n’est initialement pas prévu dans les statuts. Cette autorisation, initialement valable jusqu'au 31 juillet 2020, a été prolongée jusqu'au 30 novembre 2020.

Par ailleurs, nous vous invitons à lire l’article Covid-19 | Tenir son AG et respecter les délais comptables rédigé par le Ministère de l’Economie et des Finances.

Organisation de la vidéo-conférence

Bien organiser votre AG vous permettra de maintenir l’attention de tous les participants le jour J. 

Tout d’abord, choisissez la solution de visioconférence sur laquelle aura lieu votre événement. Nous vous recommandons notamment Zoom, Jitsi, Adobe Connect et Google Meet. Toutes ces solutions vous permettent de communiquer un lien à vos participants, qui n’auront alors qu’à cliquer dessus pour pouvoir rejoindre l’AG, sans avoir à créer un compte ou quoi que ce soit en amont. Faites attention à ne communiquer ce lien qu’aux personnes concernées, par exemple par mail, par chat ou sur un groupe fermé. 

Ensuite, pensez à définir des règles d’utilisation communes :

  • Vérifier le matériel en amont (un simple kit main libre de téléphone peut suffire pour gagner en confort sonore) ;
  • Couper son micro lorsqu’on n’intervient pas ;
  • Définir et faire tourner le rôle de présentateur, secrétaire, etc.
  • Se mettre d’accord sur les modalités de prise de parole (signe de main, message dans le chat, etc).

Enfin, comme pour toute réunion : 

  • Avoir un ordre du jour précis ;
  • Fixer une durée maximum de réunion, et s’y tenir - idéalement moins de deux heures en visioconférence. N’hésitez pas à organiser l’AG sur plusieurs matinées si besoin. 

Découvrez plus d’astuces dans notre guide : des outils pratiques pour travailler à distance

Animation de l’AG ou du CA 

A situation exceptionnelle, organisation exceptionnelle ! 

  • Contraignez les preneurs de parole à limiter leur intervention à 7 minutes. Vous pouvez leur faire découvrir le Pecha Kucha : une présentation très imagée et bien rythmée. 
  • Faites passer vos idées à l’aide de graphiques : croquis, schémas, flèches, frises chronologiques, icônes, camemberts, etc.
  • Organisez vos idées collectivement grâce à l'outil libre Post-it. Idéal pour rendre les choses interactives et inciter tout le monde à prendre la parole.
  • Présentez vos actions du trimestre à l’aide de photos. Des photos des administrateurs et des preneurs de parole peuvent également se glisser dans votre présentation, pour rendre la rendre plus chaleureuse et humaine.
  • Demandez à tous les participants de lire le rapport d’activité de l’association avant le début de l’AG et… Testez leurs connaissances à l’aide d’un quizz ! Cela vous permettra de garder leur attention tout au long des interventions des administrateurs. Parmi les nombreux outils de questionnaires en ligne, vous pouvez par exemple utiliser Typeform, Survey Monkey, Google Forms ou Loomio. N’hésitez pas à consulter notre article “Comment choisir un outil de sondage en ligne” pour plus d’informations.
  • Pour faciliter la prise de parole, demandez à ce que les supports visuels des “preneurs de parole” vous soient remis la veille de l’AG. Vous pourrez ainsi les joindre au sein d’un même document, et ne pas perdre de temps à expliquer comment utiliser la fonction “partage d’écran”... 
  • Plusieurs personnes peuvent éventuellement se relayer pour la prise de notes. Dans ce cas, des outils collaboratifs tels que Google Docs ou Framapad vous seront bien utiles. Vous pouvez partager le lien vers le document dans le chat de votre visioconférence.
  • Pensez aussi à organiser des pauses

Vote & signature électronique

Notre partenaire Assoconnect a listé 4 critères pour vous aider à choisir un logiciel de vote électronique sécurisé :

  • l'authentification unique : 1 identification = 1 électeur = 1 vote possible

  • le scellement du dossier électoral 

  • la protection du vote : le vote doit être enregistré et dépouillé par clé de chiffrement

  • la confidentialité : le vote électronique doit pouvoir être confidentielIl existe également d’autres solutions de vote en ligne sécurisé plus abordables, telles que easyQuorum ou encore v8te, un nouvel outil français.

Ils recommandent pour leur part Euro-Vote, une plateforme de vote avec authentification par huissier de justice. Il existe également d'autres solutions de vote en ligne sécurisé plus abordables, telles que easyQuorum ou encore v8te, un nouvel outil français.

La signature électronique, ou signature numérique, est tout simplement le fait d’approuver le contenu d’un document en authentifiant le signataire. Contrairement à la croyance collective, il ne s’agit pas forcément de tracer une signature manuscrite sur une tablette. Notre partenaire DocuSign est conforme au règlement de l’Union européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les échanges électroniques (eIDAS), et pourrait tout à fait vous permettre de graver dans le marbre vos décisions à l’issue de votre AG ou de votre CA.

Planifiez, tentez, osez !

Le succès de votre AG va dépendre de votre capacité à :

  • Rechercher les différentes solutions possibles au vu des contraintes (budget, calendrier, facilité d’utilisation, nécessité de formation, etc) 
  • Impliquer des représentants de toutes les parties prenantes concernées dans la définition des besoins et le choix de la solution (visioconférence, outil de vote, etc)
  • Savoir dire “on arrête pour aujourd’hui, rendez-vous demain pour la suite des festivités” !

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