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Comment intégrer un outil de développement à la gestion commerciale de son association ?

Conseils et astuces 11 janvier 2019 par L'équipe Solidatech
Après avoir occupé un poste de responsable informatique dans une structure de l’Économie sociale et solidaire (ESS), Fabien Dardillac a évolué et exerce aujourd'hui le métier de Consultant. Il réalise désormais des missions d’audit et de diagnostic sur les SI (Systèmes d'information). Retour sur son expérience avec l'association l’Arche en Charente pour comprendre comment développer un nouvel outil de gestion commerciale et de production.

Le contexte de l'Arche en Charente

L’Arche en Charente, disposait d’un outil de gestion SAGE pour gérer leur activité commerciale. À l’issue d’une contrainte juridique il a été décidé d’évaluer les possibilités pour changer d’outil de suivi. L’outil précédemment utilisé ne respectait pas la loi anti-fraude TVA. De cette contrainte ils en ont fait une opportunité.

Fabien Dardillac précise :

L'Arche en Charente manquait de moyens et de compétences en interne pour mener un tel projet. J’ai donc accompagné la structure dans la phase de diagnostic et d’identification des besoins pour trouver le meilleur outil. L'association est une structure récente par son regroupement. Les 3 structures composant l’association, ont échangé sur leurs pratiques.

L’outil devait permettre de gérer la gestion commerciale afin d’harmoniser les pratiques entre différents services et d'ainsi, les professionnaliser. Cet outil devait également permettre de faire un reporting, un suivi régulier des activités et de servir pour la gestion de la production. Ils ont des activités très diversifiées.

4 points à retenir de la méthodologie adoptée :

 

  • Impliquez vos collaborateurs dès le début du projet 

Dans le cas de l'Arche en Charente, plusieurs réunions impliquant les collaborateurs par métiers (conditionnement, assemblage etc.) ont été faites au début du projet. Ces moments d'échanges ont permis de comprendre les besoins fonctionnels et non-fonctionnels des différentes parties prenantes, d'imaginer à plusieurs l'outil souhaité etc. C'est la meilleure manière de faire, ainsi il y a vraiment eu l'adhérence des utilisateurs au projet.

  • Réalisez un cahier des charges à partir des besoins exprimés

Une fois les besoins exprimés, il est important de les figer et se mettre d'accord en écrivant un cahier des charges qui servira de référence.

  • Lancez un appel d'offres avec grille d'évaluation

Lancez un appel d’offres avec une grille d’évaluation répertoriant les contraintes imposées par l’association. Avec cette grille, l'analyse des outils sélectionnés sera facilitée (les parties prenantes ayant toutes la même grille de lecture). A ce stade, l'Arche en Charente a pu sélectionner 6 outils spécifiques au secteur médico-social.

  • Recueillir des références et retour clients

Une fois les outils sélectionnés, il est aussi important d'organiser une démonstration des solutions et récolter les retours clients sur les solutions pour comprendre rapidement leurs points forts et points faibles. A ce stade, L'Arche en Charente a pu retenir 3 solutions puis à la suite d'une seconde démonstration (adaptée aux problématiques de la structure), l'association a pu choisir la solution qui lui convenait et entamer les négociations.

Le déploiement de l'outil en 4 phases

 

1) Phase de formation

Les formations sont indispensables et se font en fonction des groupes d’utilisateurs.

La première grande étape que nous avons mise en place est un plan de formation pour 26 personnes. Les formations se font en fonction des groupes d’utilisateurs.
Ce plan de formation est une des clefs de réussite dans le déploiement d’un tel outil. Il a nécessité une réorganisation interne, notamment pour combler les postes des collaborateurs actuellement en formation.

Fabien Dardillac

2) Déploiement de l'outil

En parallèle l'outil doit être deployé. Dans le cas de l'Arche en Charente, l’outil a été reformaté tel qu’il avait été prévu dans les cahiers des charges.

3) Phase de recette : spécification et mise en oeuvre

Les données ont été intégrées sur l'outil pour permettre l'étape suivante de test.

4) Phase de test final par les utilisateurs pincipaux

La dernière phase de test est faite par les utilisateurs "clefs" (un groupe d'utilisateurs clefs, testeurs dès le début du  projet) et valide ou non l'utilisation du nouvel outil.

Et le temps dans tout ça ?

Tout dépend de la structure ! Il est évident que plus les effectifs sont nombreux, plus les mises en places seront lourdes.

Pour l'Arche en Charente, le temps de travail effectif a été de 15 jours : du diagnostic au choix de la solution finale. La phase de sélection du partenaire a pris du temps. Ensuite, un mois de test a été fait pour apporter les modifications nécessaires à l'outil. 
L’outil de gestion de production a ensuite été intégré quelques mois plus tard. Le travail à fournir étant plus important.

Fabien Dardillac

Les 4 points à retenir pour réussir la mise en place d'un nouvel outil dans son association

 

  • Placer l’utilisateur au cœur du développement du produit. Cela vient de la méthodologie agile : il y a une vraie prise de conscience qu'il faut replacer l'utilisateur final au cœur des préoccupations. L'outil n'est finalement qu'une solution qui vient se mettre au services des utilisateurs et non l'inverse.
  • Affecter une personne dédiée et responsable pour la gestion de projet.
  • Sélectionner une solution pérenne qui pourra vivre et évoluer dans le temps.
  • Favoriser l’appropriation de l’outil avec une démarche d’amélioration continue.

Grâce à ces nombreuses étapes respectées, l'intégration du nouvel outil a été une réussite pour l'Arche en Charente. Les conditions indispensables mises en avant dès le début du projet ont notamment parfaitement été respectées grâce au cahier des charges et cela a permis la réussite et viabilité du projet.

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