Vous êtes ici

Etude de cas : Comment l'ONG WDC travaille plus rapidement avec ASANA ?

Solutions Solidatech Conseils et astuces

Créé le 16 mai 2022 par L'équipe Solidatech

Découvrez comment l'ONG Whale and Dolphin Conservation a amélioré la gestion du temps de travail de ses équipes grâce à ASANA, une solution de travail collaboratif en ligne, disponible à tarif solidaire.

L'ONG anglaise Whale and Dolphin Conservation qui lutte pour la protection des baleines et des dauphins dans le monde, s'est tournée vers la solution ASANA pour répondre à ses besoins en matière de gestion de projets et de travail collaboratif. L'utilisation de l'outil au sein de son organisation lui a ainsi apporté : 

  • un gain de temps sur la production de son magazine destiné aux soutiens,
  • un plus grand pourcentage des dons directement alloué aux activités de sauvegarde,
  • une meilleure capacité à mesurer l’utilisation du temps disponible et à définir les priorités.

 

Identifications des problèmes

Pour accomplir sa mission, WDC devait rationaliser sa façon de travailler. Chris Butler-Stroud, directeur général de cette organisation de 90 personnes, a ainsi réalisé que leur système de gestion du travail et de l’information, qui reposait sur les e-mails, entraînait un cloisonnement des services et un manque global de transparence.

Les informations contenues dans les chaînes d’e-mails se perdaient ou étaient difficiles à retrouver, sans parler des cas où nous n’avions même pas conscience de leur existence.

Parmi les problèmes identifiés :

  • Les discussions par e-mail excluaient souvent des personnes qui avaient pourtant besoin des informations partagées pour mener à bien leurs tâches.
  • Le travail attribué par e-mail n’était pas visible des autres, ce qui n’aidait pas à responsabiliser les différents acteurs.
  • En l’absence de consensus au sein de l’équipe sur la définition d’un projet « achevé » et de processus clairs pour suivre le travail, les projets restaient parfois inachevés.

Une plateforme pour rassembler des équipes basées aux quatre coins du monde

WDC devait pouvoir gérer ses projets de A à Z depuis une plateforme unique : un outil qui pourrait attribuer les tâches à leur responsable de manière claire et transparente. L’outil devait communiquer toutes les données pertinentes d’un projet aux personnes impliquées et à celles qui pourraient le rejoindre en cours de route. Enfin, il devait permettre le suivi et la mesure du temps, afin d’aider WDC à cadrer ses projets futurs.

Une transition facilitée par la culture de l’apprentissage de WDC

Au début, l’idée de passer à une nouvelle plateforme logicielle et de réorganiser l’ensemble du processus de travail les préoccupaient. Pour assurer une transition en douceur, WDC a mis en place une formation de groupe intitulée « Asana 101 » (Introduction à Asana) et a nommé des champions Asana au sein de plusieurs équipes pour assurer un encadrement individuel. L’organisation a encouragé les équipes à partager leurs façons d’utiliser Asana, développant ainsi un environnement d’apprentissage interactif.

L’impact des dons accru par les gains d’efficacité

Une fois les nouveaux processus établis sur Asana, les équipes ont constaté que la production de Whale & Dolphin, le magazine à destination de leurs soutiens, prenait 25 % de temps en moins. Grâce à une réalisation plus efficace et plus rapide à tous les niveaux, un pourcentage des dons plus élevé que jamais a pu être affecté directement aux activités de sauvegarde.

La production de nos magazines à destination des soutiens est désormais entièrement gérée sur Asana, ce qui facilite le partage des retours et nous permet de mieux nous concentrer sur les délais à respecter. Le processus est 25 % plus court.

En intégrant l’ordre du jour des réunions à Asana, WDC a pu réduire la durée de ses réunions dédiées aux prises de décision, la majorité des sujets étant traités avant même de se réunir en personne. Les équipes peuvent aussi plus facilement faire le point sur les réussites et défis soulevés par les projets, et donc apporter des corrections aux initiatives futures. Ainsi, les projets partagés entre plusieurs services se déroulent considérablement mieux : les participants peuvent aisément rejoindre ou quitter un projet, ce qui permet de gagner du temps au moment d’intensifier les efforts ou de combler des lacunes en matière de connaissances.

Puisque nous sommes plus efficaces, une plus grande partie de l’argent de nos soutiens est affectée aux activités de sauvegarde. Davantage de baleines et de dauphins survivront et prospéreront grâce à Asana.

La culture organisationnelle a suivi sa propre transformation. Les équipes ont désormais une meilleure compréhension de la relation entre leur travail et les objectifs plus larges de WDC, dans la mesure où Asana facilite la répartition des tâches et le suivi de la contribution de chacun. Tous se sentent en phase avec la mission de l’organisation et fiers de ce qu’ils lui apportent à leur propre échelle.

Source : Etude de cas réalisée par ASANA, disponible sur leur site internet.

Pour aller plus loin : 
- Retrouvez l'offre d'ASANA pour les associations,
- Découvrez le cas d'usage d'EarthEnable qui installe plus de 2 000 revêtements de sol sains et durables grâce à Asana,
- Découvrez le cas d'usage de Wikimedia qui collecte des fonds efficacement avec Asana.

Voir aussi

15 juin 2022
Solutions Solidatech, Outils gratuits, Conseils et astuces
04 mai 2022
Conseils et astuces
Comment devenir bénéficiaire ?
1
Je m'inscris gratuitement
2
Je reçois la confirmation par mail
3
Je passe commande