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Excel 2013: Créer rapidement des feuilles de calcul professionnelles

Tutoriels 14 mars 2013 par L'équipe Solidatech
Excel 2013 peut vous aider à décortiquer vos données et à les presenter en tableaux, graphiques, et bien d’autres encore.

Que vous soyez débutant ou utilisateur avancé d’Excel, vous trouverez dans la version 2013 de nouvelles fonctionnalités bien pratiques pour votre association. Les changements entre Excel 2010 et Excel 2013 sont discrets, votre équipe devrait pouvoir s’en accommoder facilement. La plupart de ces changements sont là pour rendre l’analyse chiffrée de données plus rapide, et plus simple.
Les associations et fondations éligibles peuvent maintenant passer commande pour les éditions Standard et Professionnel d’Office depuis l'offre Microsoft à tarif solidaire chez ADB Solidatech. Pour en savoir plus sur le nouvel Office, consultez l’article : Nouvelle version Office : ce que votre association doit savoir.

Nouveau look

Comme toute la suite Office, Excel 2013 a été remanié en douceur. Etant moins encombré, il est plus aisé d’y retrouver les menus et les outils pour démarrer votre projet. Si vous travaillez sur une feuille de calcul pendant une grande période de temps, vos yeux peuvent se fatiguer à force de regarder des colonnes de données. Excel permet de contrer ces effets indésirables en proposant de petites animations qui permettent de retrouver facilement son pointeur entre les cellules à l’écran.

Quand vous démarrez Excel, vous pourrez voir la nouvelle page d’accueil qui contient vos projets récents ainsi qu’un panel de thèmes utilisables (cette page d’accueil se retrouve dans tous les programmes du nouvel Office). Si vous n’êtes pas sûrs de votre mise en page pour une collecte de dons ou de comment  faire un calendrier pour vos bénévoles, la bibliothèque étendue de thèmes d’Excel est là pour vous.

 

Conçu pour vous faire gagner du temps

Flash Fill (ou “remplissage rapide”) est une nouvelle fonctionnalité qui peut vous aider à réagencer et reformater vos données. Excel apprendra et se souviendra de votre manière de renseigner vos données et remplira automatiquement certaines données restantes sans besoin d’aucune formule ou de macro.  L’une des manières de Flash Fill pour vous aider consiste par exemple à compléter un import de données depuis un autre feuille de calcul dans votre projet.

Flash Fill peut prévoir votre saisie de donnés, avant que vous ne l’ayez rentré.

Par exemple, admettons que vous devez copier et coller les noms de vos bénévoles dans une feuille de calcul depuis une liste. Vous préférez mettre leur nom et prénom dans des colonnes séparées afin de pouvoir les classer par ordre alphabétique. Quand vous aurez commencé à taper les noms dans une colonne séparée, Excel reconnaitra ce modèle de saisie et remplira automatiquement le reste de la colonne. Pour voir comment Flash Fill fonctionne concrètement, vous pouvez consulter le web-séminaire « Take a tour of the News Microsoft Office » (en anglais) dans lequel Techsoup fait la démonstration de cet outil.

Visualisez vos données

Beaucoup des nouveautés d’Excel seront aussi utiles aux utilisateurs avancés qu’aux novices. La fonction Quick Analysis facilite les conversions de données brutes en tableaux, graphiques et autres représentations. Consultez l’article « How to use Sparklines in Excel 2010 » (en anglais) pour comprendre cet outil.

Pour ce faire, vous devez sélectionner les cellules que vous souhaitez analyser et cliquer sur le bouton Quick Analysis qui apparait en bas à droite de l’écran. Vous pouvez prévisualiser différents rendus visuels pour vos données (un histogramme, un diagramme circulaire…) afin de sélectionner un rendu final de la manière la plus souple possible.

La recommandation d’Excel vous aide à choisir le meilleur format pour vos données.

Si vous savez déjà quelle visualisation vous voulez, vous pouvez directement utiliser l’outil de Recommandation en le sélectionnant depuis l’onglet « Insertion » depuis le Ruban. Vous y verrez différentes options de formatage qui peuvent convenir pour votre travail, à vous de choisir !
Une amélioration modeste mais utile d’Excel 2013 réside dans dans l’animation des graphiques. Lorsque vous modifiez les données associées à un graphique, Excel se chargera de l’animer en fonction des nouvelles données entrées.

L’outil de recommandation de graphiques peut vous aider à découvrir de nouvelles manières de présenter vos données.

La recommendation de tableaux croisés dynamiques est un nouvel outil faisant son apparition à l’onglet « insertion ». Cet outil vous permet de créer un tableau interactif qui peut automatiquement extraire, organiser et synthétiser vos données.
Pour en savoir plus sur la recommandation de tableaux croisés dynamiques, vous pouvez jeter un œil à l’article "L'analyse de données à la portée de tous !" de Techsoup Canada.
Quand vous sélectionner un groupe de cellules, vous pouvez prévisualiser le rendu de vos données dans différents formats de tableaux en utilisant différents pivots.

Partager et collaborer

Comme le reste des licences de la nouvelle version d’Office, ce nouvel Excel met l’accent sur le partage et la collaboration. Vos travaux sont sauvegardés sur SkyDrive (le service de stockage en ligne de données de Microsoft) ou via SharePoint par défaut. SkyDrive sauvegardera même la position exacte où vous en êtes restés, au lancement suivant d’Excel vous serez mis directement à cet endroit, même si vous consultez votre feuille de calcul depuis un autre appareil. Vous pouvez bien sûr sauvegarder vos travaux sur votre ordinateur si cela vous convient mieux. 
Vous voulez partager un tableau ou un graphique particulièrement intéressant ? Excel 2013 vous permet de diffuser des extraits de vos feuilles de calcul sur vos réseaux sociaux directement depuis l’application.

Vous pouvez enfin exporter vos graphiques dans une presentation PowerPoint. La version 2013 de PowerPoint permet l’insertion de contenus Excel 2013 à la volée dans une slide tout en gardant toutes leurs fonctions et leurs formats.

Conclusion

Les nouvelles fonctions d’Excel 2013 permettent à tout à chacun de créer des feuilles de calculs, des tableaux et des graphiques de qualité professionnelle et ce, peu importe le niveau d’expertise sur les versions précédentes. Si votre équipe est déjà habituée à travailler avec une ou des versions précédentes d’Excel, ils ne devraient avoir aucun problème pour se mettre à jour.

 

Par Ginnie  Mies, traduit par Nicolas de Neef

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