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G Suite pour les associations : améliorer le travail en équipe et la communication

Outils gratuits 14 avril 2017 par Google
Que vous soyez une équipe de 5 ou de 500 personnes, une gestion collaborative des tâches est devenue aujourd'hui nécessaire. Notre objectif : faire en sorte que votre organisation soit capable de se concentrer sur son activité en utilisant la technologie pour gagner du temps, et ne pas en perdre.

Article Google, traduit de l'anglais.

A l’ère du numérique, l’information partagée peut souvent être complexe ; vos équipes peuvent ne pas travailler dans le même bâtiment, voire être à l’autre bout du monde. Certaines équipes peuvent travailler sur des ordinateurs quand d’autres travaillent sur le terrain depuis leurs téléphones mobiles.

Comment accompagnez-vous vos équipes pour qu’elles puissent travailler dans un but commun ? La technologie utilisée le permet-elle ? Bonnes questions ! Pour y répondre, nous souhaiterions vous présenter G Suite (anciennement Google Apps for Work), des outils qui visent à aider vos équipes à travailler ensemble en temps réel, où qu’elles soient dans le monde.

Aujourd’hui, nous mettons en lumière quelques associations qui utilisent les outils et les applications Google pour améliorer leur gestion des tâches et leur communication interne.

Mercy Beyond Borders – La communication interne avec Google Sheets & Sites

Une infirmière formée par MBB dans un village du Soudan du Sud. Crédit Photo : Mercy Beyond Borders.

Mercy Beyond Borders (MBB) est une association américaine à but non lucratif ayant pour objectif de créer des opportunités pour les femmes et filles, en condition d’extrême pauvreté, afin qu’elles puissent avoir accès à l’éducation, se connecter et mener leurs projets. Depuis leur bureau situé dans un petit bâtiment aux Etats-Unis, MBB agit notamment dans des zones rurales en Haïti et au Soudan du Sud. Dans chacune de ces régions, les normes culturelles et la pauvreté empêchent l’émancipation sociale des femmes. Ces zones rurales offrent des opportunités d’éducation et d’emplois minimum aux femmes, qui entravent souvent le développement des compétences et la promotion au sein des entreprises. Mercy Beyond borders fournit des formations, des bourses d’étude, des stages de « leadership » et des prêts d’investissement aux femmes.

Pour répondre à ses missions, Mercy Beyond Borders rencontre souvent la problématique dûe à la localisation de son siège aux Etats-Unis et ses opérations sur le terrain dans des régions telles que le Soudan du Sud ou Haiti. Leurs partenaires à but non lucratif comprennent de larges organisations ainsi que des écoles et des personnes physiques. Comment fait donc Mercy Beyond Borders pour s’assurer que toutes ses équipes de collaborateurs puissent être connectées et travailler ensemble en temps réel ?

Mercy Beyond Borders a commencé à utiliser G suite pour organiser sa gestion des tâches et connecter ses équipes partout dans le monde. Avec G suite, les collaborateurs de MBB ont pu accéder aux informations, les partager et collaborer en temps réel. Jetez un coup d’œil à leurs pratiques :

  • Suivre ses finances : MBB administre le budget et les dépenses des programmes à l’étranger au travers de Google Sheets. Cet outil a permis à leur bureau de suivre les paiements mensuels de leurs collaborateurs à Haïti. Grâce à cela, les équipes ont pu adapter les transferts de fonds en fonction des besoins pour s’assurer du succès de leurs programmes. De plus, l’utilisation de Sheet a aidé les équipes à développer une meilleure transparence dans l’organisation en clarifiant leurs dépenses et en créant un point de vue simple du total des dépenses annuelles. Cette approche standardisée et collaborative du partage des données fut l’origine de meilleures performances et d’une communication plus efficace entre les bureaux nationaux et internationaux.
  • La gestion des images : Mercy Beyond Borders prend régulièrement des photos sur le terrain de façon à garder ses bureaux internationaux au courant des avancées et de pouvoir les communiquer aux donateurs. Les équipes internationales sont en mesures de partager leurs images sur Google Drive, ce qui permet à tous les collaborateurs de les retrouver et les utiliser à tout moment.
  • Le partage de l’information : Il est impératif pour MBB de partager régulièrement des mises à jour avec son conseil d’administration, mettant en avant les développements des régions et les nouvelles opportunités. Pour garder le conseil d’administration au courant des avancées, les équipes de MBB ont créé un site interne grâce à Google Sites comme un moyen de tenir au courant au-delà des réunions. Le site centralise toutes les informations et ressources, à leur discrétion. Le site internet est organisé en sous-sections incluant des mises à jour de la part du directeur exécutif, des articles décrivant l’environnement des pays dans lesquels MBB évolue ainsi que la description de leurs nouveaux partenariats. Pour aller plus loin, ils ont ajouté une section de commentaires où les membres du comité de direction s’engagent dans des discussions ouvertes avec les équipes sur le terrain.

Cela (G Suite) aide à mieux nous connecter, nous engager, et tenir les membres du comité de direction au courant en dehors de leurs réunions, ou s’ils ne sont pas en mesure de faire un meeting (Dans ce cas, ils peuvent toujours jeter un œil aux archives des réunions). Andrienne Perez.

MyFace – Augmenter la productivité et améliorer le travail interne par l’accès à distance (aux outils)

MyFace team. Crédit photo : MyFace

Etablie en 1951, MyFace fut fondée afin de répondre aux besoins médicaux, chirurgicaux et psychologiques des personnes vivant avec des difformités faciales. Chaque année, MyFace aide plus de 1000 patients à recevoir des traitements adaptés. Sur cette population, 85% sont des enfants, 70% vivent dans une situation de pauvreté et 95% d’entre eux requièrent un suivit au long terme. Les coûts des traitements sont élevés et souvent il est impossible d’y accéder pour les familles à faibles revenus. C’est dans cet esprit que MyFace s’assure que tous les enfants reçoivent des traitements de hautes qualités et des soins de reconstruction faciale complets de la part des docteurs « pro-bono ». L’organisation offre un accès aux soins et traitements – sans tenir compte de la sévérité de la difformité, de la durée des traitements ou des capacités de la famille à financer les soins. Aux Etats-Unis, 1 enfant sur 650 naît avec des difformités faciales.

Etant une petite structure à but non lucrative (une équipe de 8, ceci incluant leur chien thérapeute, Bentley), la polyvalence des employés est nécessaire pour pouvoir réaliser l’ensemble des tâches. N’importe quand, les membres de l’équipe peuvent être responsables du design du site internet, faire des demandes de subventions ou développer la stratégie marketing. Et souvent, ce qu’un employé commence aujourd’hui, un autre le continuera demain. Parce que nous travaillons main dans la main, la collaboration est l’une des clés de la réussite de MyFace.

Notre mission  consistant à rectifier les visages et transformer des vies,  peut être accomplie grâce à l’aide de la technologie G Suite. Carolyn Spector, Directrice de MyFace

Pour répondre à ce challenge, MyFace a commencé à utiliser Google Drive pour centraliser, partager les informations et y accéder depuis n’ importe où à n’importe quel moment. Drive a aidé MyFace à réduire les temps passés sur les tâches administratives comme l’envoi de documents ou le fait de travailler avec des informations et données qui ne sont plus à jour. Drive, comme Docs et Sheets a permis aux équipes de collaborer aussi bien à l’intérieur qu’en dehors des bureaux.

MyFace doit aussi gérer un nombre incroyable de données et d’informations. Les équipes n’ont pas seulement besoin que ces données soient facilement stockables, retrouvables et partageables – mais qu’elles soient aussi sécurisées, contenant des données sensibles et personnelles sur les patients. G Suite offre aussi cela, s’assurant que toutes les informations sont gardées privées et sécurisées.

G Suite offre des ressources inestimables aux associations à but non lucratif de toute taille et sans coût. Carolyn Spector, directrice de MyFace.

G suite : des outils collaboratifs gratuits pour les associations

Avoir des équipes internationales de différentes tailles avec des accès à la technologie variés peut créer une communication difficile si ce n’est impossible. Des associations telles que Mercy Beyond Borders et MyFace s’efforcent d’accomplir leurs missions. Chacune d'entre elles est passionnée par le changement de notre monde et le fait d’utiliser les bonnes technologies pour le permettre. L’utilisation d’outils comme G Suite fut l’une des clés du succès pour ces associations afin d’améliorer leur organisation interne du travail et la communication. Pour MBB et MyFace, rendre l’information disponible, à jour et sécurisée fut crucial pour accéder à l’ère numérique.

Intéressé-ée-s afin d’en apprendre plus sur les outils disponibles pour votre organisation (à but non lucratif) ? Jetez un coup d’œil sur notre site pour savoir si G Suite peut vous aider avec des outils de communication en temps réel et de partage d’informations à jour et sécurisées.

Google pour les associations offrent un accès libre/gratuit aux outils Google comme Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Ad Grants, Youtube pour les associations et plus encore. Ces outils peuvent vous aider à communiquer auprès de potentiels nouveaux donateurs ou bénévoles, d’instaurer de meilleures façons de travailler et de raconter l’histoire unique de votre association. Apprenez en plus sur comment rejoindre l’aventure.

Consultez les critères d'éligibilité pour savoir si votre organisation est éligible au programme G Suite.

A découvrir aussi : le centre de formation G Suite !

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Nota bene : les témoignages des associations ont été fournis par les associations elles-mêmes, ayant reçu les outils gratuitement dans le cadre du programme Google pour les associations.

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