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Interview avec Alima : Comment G Suite a-t-il transformé notre association ?

Conseils et astuces 14 mai 2018 par L'équipe Solidatech
Comment une association humanitaire a fait du numérique un levier de développement ? Rencontre avec Sébastien Kusznier, IT Manager de l'association, pour comprendre les bonnes pratiques et les étapes pour accompagner la transformation numérique et la mise en place d'un nouvel outil au sein de l'association.

Bonjour Sébastien, pouvez-vous vous présenter et nous parler de votre association ?

Je suis Sébastien Kusznier, IT Manager de l'association Alima. Alima est une association humanitaire de santé, créée en 2009, qui intervient à l'international, notamment dans les pays africains. Alima comprend 1 500 collaborateurs, répartis dans 10 pays.

 

Les principaux défis numériques rencontrés par l'association Alima

 

Avec votre structuration (1500 collaborateurs répartis dans 10 pays), comment est-ce que votre association s’organise pour travailler en collaboration le plus facilement possible ?  

Historiquement, pour sa communication l'association utilisait des boîtes mails OVH. Il était alors compliqué de planifier des réunions et partager des documents. Uniquement la messagerie était utilisée. Afin de faciliter ces besoins basiques, nous avons mené une étude entre plusieurs logiciels collaboratifs pour comprendre lequel correspondrait le mieux à nos besoins.

Pourquoi avez-vous choisi les solutions cloud pour améliorer la communication et le traitement des données collectées par votre association ?

Notre choix s’est fait sur ces outils car ils répondaient à nos besoins et devaient notamment permettre de :

  • Créer des interactions entre les employés.
  • Collecter des données médicales et financières (notamment afin de transmettre les indicateurs aux équipes et bailleurs).
  • Faciliter le traitement et l'analyse de données.

Ensuite les objectifs définis par notre association ont permis de dresser le cahier des charges de notre futur outil (nous étions à la recherche d'une solution permettant de communiquer entre salariés facililement, de partager un agenda...)

Une fois les problèmes identifiés et le diagnostic réalisé, j’ai lancé le grand chantier de transformation. Les solutions cloud (Office 365, G Suite) ont été retenues pour des raisons géographiques.

 

La méthodologie employée

 

Comment avez-vous fait ensuite pour mettre en place ces nouveaux outils dans votre association ?

Nous avons voulu dès le début impliquer les collaborateurs dans le choix de la solution. Des groupes de travail "testeurs" ont été définis, pour représenter l'ensemble des collaborateurs en fonction de leurs compétences numériques et leur usage quotidien.

Pour être représentatif de l’ensemble des salariés, les groupes de travail étaient constitués d’un mélange de personnes avec des comportements, rôles différents et non formés aux outils numériques.

Afin de ne pas trop solliciter les équipes qui interviennent dans un contexte d'urgence et qui n'ont que peu de disponibilités, j'ai pris le parti de mélanger tous les services et de ne pas faire de groupe de niveau mais au contraire d'impliquer au maximum les utilisateurs les plus expérimentés de sorte qu'ils soient moteurs pour avoir des formations les plus interactives possibles.

Il y a donc eu plusieurs tests avec un groupe de 15 collaborateurs sur les solutions cloud retenues. C'est finalement la solution G Suite qui a été retenue, rapidement appropriée par l'ensemble des collaborateurs.

Une fois ces premiers tests passés, la structure a élargi la solution à d'autres services et bureaux.

En tout, Alima a consacré 10 jours complets pour tester chaque outil et collecter les retours des utilisateurs.

 

Le déploiement de la solution

 

Comment s’est déroulée la mise en place des solutions G Suite en interne ?

Nous avons organisé dans chaque bureau régional des formations. Dans la phase de lancement, un référent régional était désigné pour accompagner la transformation. Ce référent avait pour objectif de faciliter l'utilisation des outils et était leader dans la transmission du savoir.

Une fois les formations sur sites réalisées, j’envoyais régulièrement les ressources mises à disposition sur internet sur G Suite aux utilisateurs.

Ces sessions de formations ont permis d'adapter le niveau au fil de l'eau, d'ajuster le contenu en fonction du niveau des utilisateurs et d'éveiller l'intérêt et la curiosité des collaborateurs.

En parallèle l'association a développé des contenus de formation pour accompagner les collaborateurs. Ajouté à cela les formations en ligne de Google (très simples et accessibles), l'effort n'a pas été conséquent. Il y a une simplicité extrême dans la suite Google qui a permis à tous les collaborateurs d'utiliser correctement les outils. Aujourd'hui tout le monde est devenu référent.

Au siège une démarche de renforcement des compétences a été mise en place. Une fois par semaine pendant trois mois, je présente tous les outils de G Suite. Les personnes formées sont ensuite devenues des ambassadeurs.

En ce qui concerne la gestion de projet, cela a pris un an d'implémenter la solution dans dix pays pour 1 500 collaborateurs.

Aujourd'hui Alima dispose de 700 comptes, et l'ensemble des collaborateurs utilisent quotidiennement G Suite.

Afin de ne pas trop solliciter les équipes qui interviennent dans un contexte d'urgence et qui n'ont que peu de disponibilités, j'ai pris le parti de mélanger tous les services et de ne pas faire de groupe de niveau mais au contraire d'impliquer au maximum les utilisateurs les plus expérimentés de sorte qu'ils soient moteurs pour avoir des formations les plus interactives possibles.

 

Les conseils pour choisir et déployer la bonne solution

 

Auriez-vous quelques conseils pour les associations qui désireraient implémenter de nouveaux outils au sein de leurs organisations ?

Je pense que dans un premier temps, il faut :

  1. Identifier les problématiques et diagnostiquer les besoins de son association pour trouver la solution qui correspondra le mieux à son organisation.
  2. Impliquer dès le début les collaborateurs permet de les faire adhérer plus facilement au projet et d’éviter les appréhensions qui amènent ce type de changement.
    Je préconiserai donc d’implémenter la nouvelle solution à un petit groupe de personnes représentatif de l’ensemble des collaborateurs, cela permettra déjà de tester la solution et voir les premiers retours. Vous pourrez ainsi plus facilement prévoir les réactions et adapter ce nouvel outil à l’ensemble du personnel.
  3. Déployer l’outil à tous les salariés en faisant des sessions de formations et en identifiant des référents capables de guider les collaborateurs dans leur utilisation de G Suite.
    Si l’étape précédente n’a pas été réussie, vous serez obligés de recommencer et trouver un autre outil qui correspondra à vos besoins et à vos salariés.
  4. Faire des points réguliers avec les équipes pour suivre l’avancement du projet et ajuster au besoin.

 Ce qu'il faut retenir de cet exemple :

  • La méthodologie employée qui met au centre les utilisateurs finaux (groupe de travail test, puis des référents pour accompagner la transformation)
  • La mise en place de l'outil progressivement, un déploiement adapté aux enjeux et contextes.
  • La nécessité de commencer petit pour ensuite essaimer (un premier déploiement au siège puis dans les bureaux)
  • Des contraintes clairement identifiées (des zones géographiques diverses, un besoin de formation)

Le déploiement d'une nouvelle solution numérique ne doit jamais être poussif et imposé. Il faut créer l'adhésion des collaborateurs.

Aujourd'hui tout le monde est devenu référent.

 

Les gains de l'implémentation de G Suite

 

Qu’est-ce que ce changement d’outil vous a apporté ?

L'apport du numérique au sein de l'association a métamorphosé la structure.

L'accès aux solutions numériques, via G Suite a changé la façon de travailler entre les équipes. Cela a permis de recréer du lien entre le siège et le terrain. Ce projet d'implémentation a pu également faire naître de nouveaux désirs afin d'utiliser tout le potentiel du numérique.

En résumé, les gains sur l'implémentation de G Suite sont nombreux :

  • Organisation de travail : la rigueur nécessaire à l'utilisation d'un drive a relevé le niveau d'exigence et a amélioré la qualité du travail. La structuration du drive permet aux collaborateurs de facilement trouver les informations et contribuer au bon endroit au bon moment.
  • Mobilité : les collaborateurs ont accès aux documents sans être connectés à internet et peuvent les modifier.
  • Temps : les gains de productivité sont apparus grâce à la facilité du partage de fichiers et documents. Aujourd'hui le travail est réalisé en temps record, en live, entre différentes équipes. Concrètement le temps de travail sur les documents partagés entre les équipes a été divisé par 7.
  • Lisibilité : Il est ainsi possible de voir les versions antérieures des documents et voir les modifications réalisées.
  • Transmission du savoir : il n'y a pas de perte de fichiers, les nouveaux collaborateurs peuvent avoir rapidement un environnement de travail performant
  • Environnement de travail : aujourd'hui le stockage des données permet à chaque collaborateur de conserver et retrouver facilement son environnement de travail.
     

L'apport du numérique au sein de l'association a métamorphosé la structure. L'accès aux solutions numériques, via G Suite a changé la façon de travailler entre les équipes. Cela a permis de recréer du lien entre le siège et le terrain. Ce projet d'implémentation a pu également faire naître de nouveaux désirs afin d'utiliser tout le potentiel du numérique.

 

La transformation numérique comme levier de développement

 

L'association a mené une transformation en profondeur de son organisation. Grâce au numérique et l'implication des collaborateurs, l'association fait aujourd'hui du numérique une force. La transformation numérique d'Alima a fait naître de nouveaux besoins. Grâce à l'appropriation du numérique par les collaborateurs, des nouvelles idées sont apparues. Pour répondre à ce besoin l'association a notamment créé IT4life, un spin-off innovant pour favoriser la transformation numérique des associations.

Les cas d’usages d’organisations sont des ressources très riches pour aider les associations dans leur appropriation du numérique. Si vous aussi, vous souhaitez partager votre expérience sur G Suite ou un autre outil n'hésitez pas à répondre directement à ce questionnaire.

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