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La dématérialisation des cotisations dans le sport avec HelloAsso

Solutions Solidatech 10 septembre 2019 par L'équipe Solidatech
Un des grands avantages du numérique est la dématérialisation. Ce processus permet de convertir des documents papier en format électronique. Lorsque la substitution est totale, la dématérialisation peut même aller jusqu’à une politique de « zéro papier ». Comme de nombreux secteurs, le monde du sport l’a adoptée pour automatiser le paiement des cotisations. L’occasion pour nous d’étudier plus en détail les avantages de cette nouvelle pratique.

Les cotisations dans le sport

Pour assurer le fonctionnement d’un club ou d’un organisme associatif sportif, il n’est pas rare que les membres aient à payer des cotisations. Pour ce faire, il est primordial que les statuts  (définition du montant et toutes des modalités relatives au paiement) prévoient cela. Il faut également veiller à ce que la cotisation demandée corresponde à un besoin réel de fonds. Elle ne doit en aucun cas être perçues pour constituer une réserve de simple trésorerie. Cette cotisation doit ensuite être versée de façon régulière. 

La dématérialisation dans le domaine du sport

Plus concrètement, la dématérialisation dans le monde du sport se traduit par la digitalisation de tous les procédés administratifs : par exemple, de nombreux clubs et associations du secteur offrent désormais une option d’inscription continue en ligne à tous leurs adhérents. Pour s’inscrire, l’adhérent n’a plus qu’à compléter le formulaire d’adhésion mis à sa disposition et effectuer le paiement de sa cotisation en ligne. En outre, la facilité de paiement est souvent proposée avec cette solution.

Ainsi :

  • les dossiers d’inscription sont numérisés ;
  • les paiements en ligne sont effectués de façon sécurisée ;
  • les conditions de paiement sont simplifiées ;
  • le flux d’informations est automatisé et l’organisation des évènements sportifs est facilitée.

Par ailleurs, ce système de dématérialisation peut être appliqué pour les aides à l’acquisition de licences sportives.

Les intérêts d’une dématérialisation des cotisations dans le sport

Plusieurs associations sportives se sont déjà mises à la dématérialisation du paiement des cotisations de leurs membres. La Fédération Française de la Montagne et de l’Escalade s’est par exemple associée avec HELLOASSO, qui offre une solution de gestion de cotisations sportives en ligne. Et pour cause, la dématérialisation de la gestion de ces cotisations présente de multiples avantages pour les adhérents tout comme pour les structures sportives.

Pour les adhérents

L’utilisation de logiciel de gestion peut être une option non négligeable quant au règlement des cotisations. Cela permet aux membres de faciliter leur adhésion et de faire le suivi des paiements. En effet, ils sont désormais en mesure d’y procéder selon leur convenance indépendamment de l’horaire d’ouverture du club.

En outre, les modalités de paiement sont simplifiées et sont directement prises en compte par la comptabilité de l’établissement sportif. De plus, le système est sécurisé et il est facile de retracer toutes les actions entreprises. Aussi, la simplicité de paiement en ligne limite les retards de paiement puisque cette modalité est souvent accompagnée de la mise en place de dates limites. 

Pour les clubs sportifs et associations

Opter pour une dématérialisation pour le règlement des cotisations des membres présente également des avantages pour les associations sportives. Elle leur permettra d’être beaucoup plus rapides et efficaces en matière d’organisation financière. La gestion des adhésions ainsi que des cotisations est simplifiée en période d’affluence. Vous pourrez ainsi vous débarrasser des tâches administratives qui demandent généralement beaucoup de temps.

En résumé la dématérialisation offre plusieurs avantages :

  • Gagner de la place : tout est facilement accessible sans pour autant nécessiter une salle entière.
  • Fluidifier les tâches administratives : en offrant un meilleur suivi et une meilleure traçabilité de toutes les activités en centralisant l'ensemble des documents.
  • Améliorer la sécurité des documents : un système de sauvegarde est souvent mis en place réduisant les risques de suppression accidentelle et de perte. 
  • Faciliter la recherche : trouver une information bien précise peut prendre beaucoup de temps. Un classement numérique clair permet de limiter le temps de recherche.

Globalement , vos projets sont gérés de façon transparente. Le flux et l’organisation de votre trésorerie seront alors améliorés et ceci aidera beaucoup à gagner la confiance des donateurs potentiels. Qui plus est, une association qui avance avec les progrès technologiques peut gagner en crédibilité. Obtenir des dons est en outre plus probable quand votre gestion est bien faite et surtout lorsqu’elle est transparente. 

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