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8 étapes pour mettre en place de nouveaux outils numériques

Conseils et astuces 06 avril 2020 par L'équipe Solidatech
Loin d’être exhaustives, ces bonnes pratiques permettent surtout de suivre une ligne directrice que chacun pourra ensuite adapter à son propre projet pour réussir l'intégration d'un nouvel outil dans son organisation.

Retrouvez notre infographie en grand format ici : 8 étapes pour intégrer de nouveaux outils numériques.

La mise en place de nouveaux outils au sein d’une équipe, quelle que soit sa composition (bénévoles, salariés, adhérents…), est trop souvent sous-estimée. Il s’agit pourtant d’un moment clef pour garantir une bonne appropriation de l’outil, et des usages associés, par les équipes. Voici donc quelques étapes clefs et bonnes pratiques à ne pas rater pour mettre en place un nouvel outil dans son organisation.

 

1) Nommer un chef de projet

Le chef de projet n’aura pas nécessairement besoin d’être un technicien, mais il devra avoir de solides compétences en gestion de projet et animation de groupe. Ces deux compétences sont les clefs d’une transition numérique réussie.

2) Mobiliser des utilisateurs clefs

Un des secrets d’une conduite du changement réussie est d’impliquer les futures équipes utilisatrices, ou au moins des membres de ces équipes. Monter un petit groupe de personnes qui seront amenées à utiliser le logiciel : des « utilisateurs clefs », en choisissant de préférence des profils complémentaires, qui n’auront pas forcément la même utilisation du logiciel final. Ils seront également facilitateurs pour l’adoption du logiciel par les équipes dans un second temps.

3) Définir clairement ses besoins et les contraintes liées à sa structure

  • Les objectifs : à quoi doit me servir mon outil ? Qu’est-ce que je souhaite obtenir comme service, comme résultat, etc.
  • Cibles visées : qui se servira de cet outil ? Quel sera son rôle ? Qui sera amené à le configurer, à l’alimenter, à le consulter, à s’en servir au quotidien ou ponctuellement ? 
  • Budget mobilisable : existe-t-il un budget mobilisable pour l’outil, mais également pour sa mise en place s’il nécessite une installation ou une configuration particulière, pour former mes utilisateurs, etc. Existe-t-il des coûts plus long terme (hébergement, maintenance, mise à jour) ?
  • Calendrier : le besoin est-il urgent ? A-t-on d’autres projets dans le même temps qui seraient mis en danger par l’utilisation d’un nouvel outil ? Peut-on prendre le temps d’installer un outil plus complexe ou a-t-on besoin d’un outil, peut-être moins adapté, mais accessible immédiatement ? Ce calendrier prévisionnel sera le socle du projet, il est donc important de le détailler en précisant des jalons pour s’assurer que le projet ne glissera pas trop dans le temps.
  • Niveau numérique des futurs utilisateurs : l’outil doit-il être facile à prendre en main ? Y a-t-il une nécessité de formation de certains ou de tous les membres de l’équipe ?
  • L’attrait de l'interface : pour les utilisateurs les plus frileux, il sera bien d'essayer d’avoir un outil le plus convivial possible. 
  • Anticiper les risques possibles sur l’activité et l’organisation : l'outil peut-il entraîner un changement dans les pratiques, dans les relations humaines, confidentialité des données, dispersion dans le travail etc. ?

4) Rechercher un bon outilimage recherche

Prospecter les solutions existantes au regard des besoins et des contraintes. Maintenant que ces deux premiers points sont bien définis, vous pouvez rechercher les outils existants qui répondront au plus grand nombre de critères. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur des centres de ressources, ou sur des moteurs de recherche dédié (par exemple www.capterra.fr). C’est également le meilleur moment pour s’appuyer sur des retours d’expériences d’autres associations, car vous voyez clairement vos propres contraintes et pouvez donc prendre le recul nécessaire dans l'analyse des expériences.

5) Tester la solution avec les utilisateurs clefs et mener un POC « Proof of Concept »

Présenter 2 ou 3 solutions retenues à vos utilisateurs clefs pour en choisir une avec eux, celle qui semble correspondre le mieux au cahier des charges initial. Pendant un temps donné, selon vos propres contraintes de calendrier et la complexité de la solution, de 1 semaine à 1 mois, les utilisateurs clefs vont tester l’outil en « conditions réelles » pour valider les fonctionnalités mais également l’adéquation avec les contraintes précédemment énoncées. 

Si nécessaire, cette période pourra également permettre de petites adaptations de l’outil ou de son usage pour coller au plus près des pratiques du terrain.

6) Déployer la solution 

L’outil est validé par vos utilisateurs clefs, les procédures d’utilisation sont écrites, il vous reste maintenant à le mettre en place et à le déployer auprès de vos équipes. 

  • Lancement : n’hésitez pas à formaliser les choses pour que toutes les équipes se sentent concernées et impliquées : petit déjeuner de lancement, réunion de présentation, etc. 
  • Points d'informations réguliers : si l'outil est complexe ou à de nombreuses fonctionnalités, le déploiement peut se faire en plusieurs phases. Pour ne pas perdre vos futurs utilisateurs, proposez leur des points d'informations réguliers sur l'avancement du projet.

7) Former les utilisateurs

Appuyez-vous sur vos utilisateurs clefs, en contact quotidien avec les autres utilisateurs, ils pourront rassurer et faciliter l’adoption de l’outil. Si nécessaire, prévoir une remise à niveau de certains membres de l’équipe pour limiter tout risque de fracture numérique au sein de la structure. Pour cela, il existe bien sûr les formations physiques, mais vous pouvez également imaginer d’autres supports de formations : e-learning, webinaire, classe virtuelle etc. Les outils numériques peuvent également permettre de s’affranchir des contraintes logistiques.

8) S’accorder un temps d’évaluation au bout de quelques mois d’utilisation image penseur

  • L’outil répond-il bien aux besoins initialement définis ?
  • Y a-t-il eu d’autres effets induits qui n’ont pas été anticipés ? Sont-ils positifs (meilleure implication des parties prenantes, meilleur engagement des partenaires, meilleure communication interne etc) ou négatifs (résistance au changement, fracture numérique interne, perte de qualité dans les échanges, inefficacité) ?

 

 

Plus globalement, quelques bonnes pratiques à garder en tête :

Avoir une vision globale 

Les nouveaux outils numériques sont de plus en plus facilement accessibles par les non-initiés à l’informatique. Les solutions en ligne, notamment, permettent de s’affranchir des serveurs locaux et d’installations locales et offrent des interfaces toujours plus claires et performantes. Ces nouveaux outils se multiplient pour tous les secteurs d’activités (communication, gestion, recherches de fonds etc) et le risque est alors que chacun choisisse de son côté l’outil qui lui semble le plus adapté sans que la direction ne puisse avoir de vision d’ensemble de toutes les solutions utilisées par les uns et les autres et potentiellement mutualiser les ressources. Les organisations s’exposent alors non seulement à une baisse d’efficacité pour les équipes, mais également à un risque de fracture entre les utilisateurs de différentes solutions. Il est donc nécessaire d’avoir une personne (ou plusieurs!) garante de cette vision globale, qui puisse capitaliser les besoins et les propositions des uns et des autres pour y répondre au mieux sur le long terme.

Considérer la singularité de chaque projet

Les échanges d’expériences entre structures sont une vraie source d’inspiration et une réelle nécessité pour éviter certaines embûches. Il ne faut néanmoins pas sous-estimer les spécificités de votre structure : les activités, les façons de travailler, la maturité numérique des salariés, les outils déjà existants dans la structure... tous ces paramètres sont des caractéristiques propres à chaque structure qui devront être prises en compte dans la réflexion, ce qui a fonctionné chez les uns ne marchera pas forcément chez les autres. Il faut donc avoir bien conscience de ses propres contraintes avant de partir à la recherche d'inspiration!

Prendre des décisions et communiquer

Il est toujours temps d’arrêter ou de modifier l’utilisation d’un outil inadéquat pour ne pas poursuivre une perte d’argent, de temps, de ressources encore plus néfaste à long terme. Il n'est donc jamais trop tard pour arrêter un projet de mise en place d'un outil ou remettre en cause l'utilisation d'un outil. Tout au long du projet, il est important de bien communiquer (état d'avancement, prochaines étapes...) auprès de l’ensemble des salariés de sa structure, cela permettra de garder les personnes concernées impliquées mais également de convaincre les instances dirigeantes du bien-fondé et du bon avancement du projet. Cela permettra également d'expliquer plus facilement des changements d'orientation ou une remise en cause de certains projets.

Ces quelques clefs de succès sont issues de l’analyse des enquêtes et des entretiens lors de l’étude menée par Solidatech et Recherches & Solidarités sur « La Place du numérique dans le projet associatif ».
 

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