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Slack, un outil au service de vos projets

Outils gratuits 20 juin 2018 par L'équipe Solidatech
Quel outil pour faciliter les échanges et collaborer efficacement avec des équipes à distance ? L’équipe Solidatech puis l’ensemble des salariés des Ateliers du Bocage se sont tournés vers Slack. Présentation de cette plateforme de communication collaborative facilitant les échanges.

Slack, qu’est-ce que c’est ?

Slack est une plateforme collaborative qui peut être utilisée sur le web, sur votre bureau comme application ou encore sur un mobile (sur iOS, Android et Windows, Windows Phone dispose seulement d’une version bêta pour le moment). Slack est l’abréviation de Searchable Log of All Conversation and Knowledge – qui signifie en français "Accessibilité à toutes les conversations et connaissances".
L’outil compte aujourd’hui plus de 8 millions d’utilisateurs actifs journaliers, ce qui représente  plus de 70 000 organisations à travers le monde. À l’échelle des Ateliers du Bocage, l’entreprise qui porte le programme Solidatech, nous dénombrons 60 membres actifs et plus de 1500 échanges chaque semaine. Bruno, Responsable du pôle numérique solidaire souligne :

Notre entreprise adaptée et d'insertion gère des activités très variées, et les équipes sont dispersées sur plusieurs sites. Pour assurer un fonctionnement optimal de la structure, il est donc important de pouvoir communiquer et collaborer de manière fluide. Pour cela, nous avions l’habitude d’utiliser la « traditionnelle » combinaison e-mail + téléphone + Skype. Mais les règles n’étaient pas clairement définies, et selon les besoins et les habitudes de chacun, chaque équipe décidait de ses propres pratiques.
Par ailleurs, le partage de l’information, que cela soit de la direction vers les équipes ou au sein même des équipes était parfois défaillant.
 

Le but de cette application est de mettre en avant l’immédiateté, la collaboration en temps réel via un canal qui soit le plus complet possible et ergonomique avec un maximum de fonctionnalités. Pour le grand public, WhatsApp, l’application rachetée par Facebook répond à ces exigences pour des échanges informels entre amis. Slack permet donc dans une dimension plus professionnelle de réduire les flux d’e-mails, d’échanger des fichiers, d’envoyer des messages chat, de passer des appels aussi bien téléphonique que vidéo, de partager son écran, d’installer des alertes provenant d’autres applications… Le nombre d’outils utilisés pour chacune de ces tâches est donc réduit, plus besoin de Skype et TeamViewer entre autres, tout est condensé dans une seule et même plateforme.

L’installation

Après avoir téléchargé l’application, Slack vous demande votre adresse e-mail afin de créer un « espace de travail » ou d’en rejoindre un s’il est déjà établi et qu’un des administrateurs vous a invité à rejoindre cet espace. Ensuite, comme sur tous les réseaux sociaux, vient alors le moment de la création de votre profil ; vos coordonnées professionnelles doivent donc être renseignées (prénom, nom, fonction et photo). Ainsi, votre compte est bel et bien créé et vous êtes prêt à échanger avec les membres de votre espace de travail.

La communication

Une fois le compte créé, vous pouvez choisir la manière dont vous allez communiquer. Vous pouvez discuter d’un sujet bien précis avec plusieurs personnes avec les « # chaînes » de discussion, qui traitent de sujets en rapport avec votre activité au sein de l’organisation. Vous pouvez également envoyer des messages directs à une ou quelques personnes si la conversation mérite d’être confidentielle (ou inintéressante pour les autres membres).
Emilie témoigne :

Auparavant, avec mes trois collaborateurs nous devions nous appeler un à un pour se transmettre une information, c’était chronophage et nous étions peu réactifs. Grâce à notre chaîne privée sur Slack, les infos sont rapidement diffusées à toutes les personnes concernées. Nous prenons aussi des décisions directement sur l'outil au lieu de tous nous réunir dans un même lieu, cela permet de réduire les déplacements.

Exemple de conversation Slack. (Les #chaînes sont à gauche sur fond gris)

 

En plus de pouvoir discuter, de s’appeler ou de définir des rappels, il est possible de partager des fichiers et d’intégrer une application de Drive directement dans Slack. Par exemple, Google Drive ou One Drive peuvent être intégrés à Slack et ainsi, vous êtes notifiés lorsque des documents vous sont partagés ou modifiés.

Exemple d'ajouts de fichier

 

Aussi, le nombre d'applications compatibles qui peuvent être intégrées à Slack ne cesse d'augmenter, vous pouvez les consulter sur cette page pour en avoir un aperçu. 

Petite subtilité, il est possible d’ajouter une réaction aux messages postés (que ce soit dans une chaîne ou dans une conversation) à l’image des réactions visibles sur les publications Facebook, et sur Slack, tous les émoticônes sont disponibles ! Vous pouvez même créer vos propres émoticônes assez simplement.

Exemple d'ajout d'émoticône

 

La sécurité

Sur cet aspect, Slack prend au sérieux la protection et l'utilisation des données de ses utilisateurs. La plateforme répond aux normes ISO 27001, ISO 27018 et à l'ISAE 3000 parmi d'autres attestations de conformité. De plus, l'engagement vis-à-vis du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données semble être l'une des priorités de la société, qui indique prendre "toutes les mesures nécessaires pour pouvoir gérer les données de ses clients conformément au RGPD". Une page est dédiée et présente en détail le programme de Slack pour le respect de la nouvelle réglementation.

Vous l’aurez compris, Slack est un véritable réseau social interne, l’ergonomie et la fluidité de la plateforme permettent aux équipes une plus grande efficacité dans leurs activités. L’information arrive plus vite et est mieux comprise.

Bonne nouvelle : si vous êtes intéréssé par Slack, l'outil est disponible à tarifs préférentiels spécialement pour les associations.

Les organisations ayant des activités ou équipes éloignées sont très aidées par cette application et a contrario, les petites organisations concentrées n’ont pas fondamentalement besoin d’un outil qui risquerait de réduire les échanges.

Enfin, pour les utilisateurs soucieux de promouvoir les logiciels libres, le rapide succès de la société a logiquement fait naître des concurrents proposant des solutions libres.

Les alternatives à Slack

Le plus proche de la solution privée est Rocket.chat, l'interface est très semblable, très complète et les fonctionnalités sont à très peu de choses près les mêmes que sur Slack. Une vidéo introductive disponible ci-dessous présente cette solution.

 

Il existe également Mattermost, cette plateforme a la particularité d’être compatible avec Slack, la migration est donc plutôt simple d’un outil vers l’autre. La solution présente des fonctionnalités similaires à savoir discuter, partager des fichiers ou encore gérer des projets. Cependant, cet outil libre ne détient pas autant d’applications et autres bots (programmes informatiques automatisés ayant pour but de simuler le comportement d'une personne humaine ou d'effectuer des tâches répétitives) que Slack qui lui, est très complet sur cet aspect. Cliquez sur l'icône ci-dessous afin d'en découvrir plus sur cet outil. (⚠️Site en anglais !)

 

Découvrez la solution Slack à tarif préférentiel pour les associations.

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