Conseils et astuces

Créé par : L'équipe Solidatech

15 novembre 2022 - Mis à jour le 20 novembre 2024
bien_mener_viosioconferences

Avant la réunion : organisation et anticipation

  • Assurez-vous de bien connaître les fonctionnalités de l’outil de visioconférence que vous allez utiliser. 
  • Vérifiez au préalable que votre version du logiciel est à jour, afin d'éviter la mauvaise surprise au lancement de l'application le jour J et de perdre du temps sur votre intervention.
  • Si votre rendez-vous rassemble un grand nombre de participants, essayez de le mener à deux. Par exemple, une personne peut être chargée de la gestion du chat, pendant qu’une autre s’occupe de la présentation.
  • Prévoyez un plan B aux imprévus techniques. Par exemple, gardez votre téléphone à proximité afin de pouvoir faire un partage de connexion en cas de problèmes avec le Wi‑Fi.

Au début de la réunion : clarté et transparence

  • Communiquez vos consignes relatives aux prises de parole : couper son micro quand on ne parle pas, lever la main si l’on souhaite intervenir, écrire dans le chat pour faire remonter un problème technique…
  • Assurez-vous que les participants savent utiliser le chat et encouragez-les à s’y exprimer. Plus la réunion sera interactive et plus elle aura de chances de retenir l’attention.
  • Utilisez la vue mosaïque pour rester visuellement en lien avec vos participants. Celle-ci vous permet de voir tous les participants en même temps.

  • Annoncez la structure de votre réunion en ligne. Par exemple, les questions seront-elles traitées tout au long du webinaire via le chat ou avez-vous prévu un temps dédié à celles-ci à la fin ?

Pour maintenir l’attention des participants :

  • Veillez à rester dynamique tout au long de la rencontre. Et oui, même pour un sujet intéressant, difficile de ne pas décrocher face à un ton triste et monotone !
  • Faites des pauses de 10/15 minutes au bout d’une heure et demie de conférence. Vous pouvez même mettre de la musique durant celles-ci.
  • N’hésitez pas à utiliser des images pour illustrer certains points abordés. L’association d’image et de texte (qu’il soit écrit ou communiqué oralement) est plus captivante que l’un sans l’autre. 
  • Réduisez autant que possible la quantité d’information communiquée afin que l’attention de vos convives soit centrée sur l’essentiel. 
  • Éliminez les sources potentielles de distraction des espaces vus par votre audience. Essayez d’avoir un fond aussi neutre que possible. Choisissez une pièce calme et sans passage. Ne sous-estimez pas non plus l’éclairage : si possible, orientez-le sur vous plutôt que sur d’autres éléments de votre environnement, et évitez les contre-jours !

À la fin de la réunion

  • N’hésitez pas à demander des retours aux participants : qu’est-ce qui leur a plu ? Quelles améliorations aimeraient-ils voir lors de vos prochaines visioconférences ? Cela peut prendre la forme d'un questionnaire à remplir à chaud à l'issue de l'intervention. 

Quelques outils pour animer vos visioconférences avec brio

  • Zoom et Webex Meetings, deux solutions de visioconférence à la fois stables et fiables qui proposent des tarifs solidaires aux associations éligibles. À la recherche d’une alternative libre et gratuite ? Penchez-vous sur Jitsi. 

L’utilisation de certains outils collaboratifs peuvent contribuer à renforcer la participation de tous, comme :

  • Le tableau blanc en ligne Miro, dont il existe une version gratuite.
  • Post-it, un outil libre et gratuit vraiment simple d’utilisation.

  • L’outil Kahoot qui vous permet quant à lui de créer des quizz. 

Il existe une multitude d’autres outils de ce type. N’hésitez pas à les tester pour vous faire votre propre avis et choisir ceux qui conviennent le mieux au type de réunion virtuelle que vous souhaitez organiser.
En vous servant de ces outils et de ces bonnes pratiques, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que vos futures visioconférences soient des succès !

Ressources complémentaires :