Créé par : L'équipe DXC
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP (Enterprise Resource Planning ou Planification des Ressources d’Entreprise) est un logiciel qui centralise et automatise les principaux processus de gestion d’une organisation : suivi des membres, finances, projets, événements, ressources humaines, etc.
Né dans les années 1990 pour répondre aux besoins complexes des grandes entreprises, l’ERP s’est aujourd’hui démocratisé et s’adapte aussi aux associations de toutes tailles. Grâce aux avancées technologiques, notamment le cloud, l'intelligence artificielle et le Machine Learning, les ERP sont devenus plus performants et accessibles.
Cependant, la mise en place d’un ERP reste souvent un défi pour les organisations. C'est un projet long et coûteux, même si désormais grâce au cloud certaines solutions d'ERP « prêt à l’emploi » peuvent en simplifier l’intégration. Il est donc essentiel pour une association d’évaluer précisément ses besoins, ses moyens et ses capacités d’accompagnement avant de se lancer.
Pourquoi mettre en place un ERP dans sa structure ?
Un ERP est une solution stratégique qui peut transformer en profondeur le fonctionnement d'une organisation. Voici 10 raisons pour lesquelles sa mise en place peut avoir un impact positif.
1. Centralisation de l’information :
L'un des principaux avantages d'un ERP est de centraliser l'information. Au lieu d’utiliser des logiciels différents pour chaque processus de l’organisation, l’ERP va permettre de centraliser toutes les informations liées aux données des membres, aux finances, des projets et événements dans une seule base de données. Cela assure une cohérence et une justesse des informations qui permet de réduire les risques d'erreurs. Chaque direction (finances, RH etc.) accède à des informations actualisées et précises, favorisant une collaboration plus rapide et efficace.
2. Améliorer la productivité :
En automatisant les processus, l’ERP permet d’éviter aux personnes de l’organisation d’effectuer des tâches qui peuvent être répétitives. Par exemple, la gestion des stocks, la facturation, le suivi de commande peuvent être automatisés ce qui permet aux différentes équipes de se consacrer davantage aux tâches plus importantes. Ces améliorations peuvent également permettre de réduire le temps général de traitement tout en diminuant drastiquement les erreurs humaines et ainsi augmentant la productivité globale de l’organisation.
3. Amélioration de la prise de décision :
Les récents ERP sont dotés d’outils d’analyse qui fournissent une vue à 360° des différentes opérations en temps réel. Les différentes directions peuvent accéder à des tableaux de bords personnalisés selon les besoins, la génération de rapports détaillés ou encore l’analyse des performances à travers des indicateurs clés. Ces visibilités accrues permettent aux directions de pouvoir prendre des décisions plus éclairées qui sont basés sur des données fiables et concrètes plutôt que des suppositions.
4. Optimisation des processus :
Un ERP permet de standardiser et de rationaliser les processus internes. Cette standardisation améliore la coordination entre les différentes directions, réduit les délais de production et de livraison, et optimise la gestion de toute la chaîne. Les processus deviennent plus fluides, plus rapides et plus efficaces, ce qui traduit une amélioration globale de la performance opérationnelle.
5. Réduction des coûts :
L’implémentation d’un ERP représente un investissement initial, cependant les économies réalisées à long terme peuvent être majeur. Le choix de centralisation des données et l’automatisation des processus permettent effectivement de réduire des coûts administratifs et opérationnels. De plus, une meilleure gestion des ressources contribue davantage à faire baisser les dépenses inutiles. Enfin, grâce à une vue d’ensemble sur les dépenses et les recettes, les organisations peuvent identifier et éliminer les inefficacités, améliorant ainsi leur finance.
6. Conformité réglementaire :
Les ERP intègrent des fonctionnalités de gestion de la conformité qui aident les organisations à se conformer aux réglementations nationales et internationales. Que ce soit pour la gestion des données personnelles, la fiscalité ou les normes de qualité, un ERP assure que les procédures internes respectent les exigences légales, réduisant ainsi les risques de sanctions et d'amendes.
7. Amélioration de la collaboration :
Un ERP favorise une meilleure collaboration interne en facilitant le partage d'informations entre les différents services. Les employés accèdent à des données synchronisées et peuvent travailler ensemble de manière plus cohérente et efficace. Cette collaboration renforcée améliore la communication, la coordination et, en fin de compte, la satisfaction des clients et la performance de l'entreprise.
8. Adaptabilité et évolutivité :
Les systèmes ERP sont conçus pour être modulaires et évolutifs, ce qui signifie qu'une entreprise peut commencer avec les modules dont elle a besoin et en ajouter d'autres au fur et à mesure que ses besoins évoluent. Cette flexibilité permet à l'ERP de grandir avec l’organisation, soutenant sa croissance à long terme sans nécessiter de refonte complète du système.
9. Suivi et traçabilité :
Les ERP offrent des capacités de suivi et de traçabilité des différents processus de l’organisation. Cela est encore plus important pour les organisations qui nécessitent, par exemple, une gestion stricte du stock. Améliorer le suivi et la traçabilité permet une satisfaction des clients tout en réduisant certains risques.
10. Conduite du changement :
À la suite de l’implémentation d’un nouvel outil de travail tel qu’un ERP, qui engendre une réorganisation des différentes méthodes de travail et de responsabilité, il est nécessaire d’informer et de former les utilisateurs. Pour cela, il est nécessaire de les accompagner avant même l’implémentation à travers des communications (les raisons de cette implémentation, des impacts, des bénéfices etc.) ce qui réduit les risques d’incertitudes et d’ouvrir des échanges tout au long du projet.
La formation de ces utilisateurs est une étape cruciale : il est nécessaire d’avoir un programme de formation bien conçu qui permettra aux utilisateurs de se familiariser avec l’ERP et de comprendre son fonctionnement. De plus, un support continu post déploiement est essentiel afin de pouvoir résoudre les différents problèmes et adapter au fur et à mesure les nouvelles pratiques.
Exemples d’ERP
Il existe plusieurs ERP adaptés aux besoins spécifiques des associations, voici quelques exemples d’ERP :
- Odoo : Odoo est une solution ERP open source modulable, idéale pour les associations qui souhaitent personnaliser leurs outils de gestion (membres, projets, comptabilité) sans exploser leur budget.
- CiviCRM : Spécialement conçu pour les organisations à but non lucratif, CiviCRM propose des fonctionnalités complètes pour la gestion des membres, des dons, des événements et de la communication.
- NetSuite : NetSuite est un ERP cloud robuste qui offre des solutions de gestion financière, de projet et de relation donateur, adapté aux grandes associations ou aux structures en forte croissance.
- Microsoft Dynamics 365 : Dynamics 365 combine ERP et CRM pour aider les associations à mieux gérer leurs opérations, leur comptabilité et leur relation avec leurs membres et partenaires.
- Sage Intacct : Sage Intacct est particulièrement reconnu pour ses puissantes fonctionnalités de gestion financière, parfait pour les associations qui doivent suivre précisément leurs budgets et leurs financements.
- Bitrix24 : Bitrix24 est une solution tout-en-un qui propose CRM, gestion de projet, communication interne et automatisation, adaptée aux associations recherchant un ERP facile à prendre en main et collaboratif.
Pour résumer :
*SaaS : Software as a Service : logiciel utilisable directement en ligne, sans installation lourde.
Conclusion
L’implémentation d’un ERP peut être considérer comme une stratégie de gestion qui peut transformer fondamentalement la manière dont l’organisation fonctionne. Le fait de centraliser les informations en améliorant la coordination entre membres, la gestion financière et des projets, un ERP apporte des avantages assez significatifs : cela permet d’apporter une gestion plus moderne et performante.
