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Base de données : vers quels outils se tourner ?

Conseils et astuces 29 mars 2021 par L'équipe Solidatech
Envoyer des newsletters à ses adhérents, recruter et mobiliser des bénévoles, prospecter et gérer des partenariats... Ces différentes tâches nécessitent une organisation spécifique pour pouvoir accéder facilement aux bonnes informations au bon moment. Voyons ensemble pourquoi créer une base de données et quels sont les outils à votre disposition.

Une base de données, c’est un lieu de stockage d'informations qui peuvent être consultées, exploitées, mises à jour, protégées. Vous en utilisez tous chaque jour en cherchant un livre à la bibliothèque, en visionnant des vidéos sur Youtube, ou en écoutant de la musique sur Deezer ! 

Une base de données a pour objectif de classer des objets, des événements ou des personnes (des bénévoles, des formations, des missions) grâce à des qualificatifs (nom, disponibilités, sujet et date de la formation, durée et lieu de la mission,..).

L’intérêt d’une base de données est de pouvoir montrer des relations entre ces informations, par exemple en permettant de proposer aux bénévoles disponibles le lundi après-midi ET ayant suivi la formation d’accueil en janvier 2020 de participer à une mission de distribution de repas à Paris le 23 mars 2021.

Finalement, une base de données, ça peut servir à :

  • Structurer et piloter son activité
  • Faire des rapports d’activité précis
  • Communiquer plus finement
  • Automatiser certaines tâches

L’utilisation des tableurs Excel pour rassembler ces informations peut rapidement atteindre une certaine limite (multiplication des versions, données non mises à jour, faible voire absence de conformité au RGPD), heureusement il existe aujourd’hui de nombreuses solutions numériques qui vous permettent de constituer une base de données. 

On parle de “CRM” (Customer Relationship Management ou gestion de la relation réseau) comme d’un outil de base de données permettant de faire le suivi des interactions avec des bénévoles ou adhérents, des partenaires, des prospects.

Votre besoin est de pouvoir simplement gérer vos contacts, que ce soit de vos bénévoles, vos adhérents, vos partenaires ou vos fournisseurs, en créant des bases de contacts (nom, prénom, adresse, email, n° téléphone,..) avec l’historique des échanges (mails envoyés, actions à réaliser,..) ? Testez Airtable, CiviCrm, Odoo.

Vous souhaitez en plus interagir avec vos contacts en leur envoyant des mailings ou SMS ciblés, en faisant des relances automatiques ? Testez Assoconnect, Zoho CRM, Pipedrive, Hubspot, Ohme, Salesforce ou Eudonet !

 

Pour aller plus loin : 

10 bonnes pratiques pour gérer efficacement sa base de membres 
Pourquoi utiliser un CRM pour gérer les membres de votre association
RGPD: mettez-vous en conformité avec le nouveau règlement !

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