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Centraliser ses contacts, une excellente pratique

Conseils et astuces

Créé le 04 mai 2022 par L'équipe OHME

Bien gérer les membres de son association est un élément essentiel d’une bonne gestion globale. C’est une tâche qui paraît souvent chronophage aux membres de l’équipe, mais qui présente beaucoup d’avantages sur la durée et pour la pérennité de l’association !

Centraliser les contacts de son association pour gagner du temps

Très souvent, faute de budget et par simplicité, les associations gèrent leurs contacts sur des fichiers excel. Or, la particularité d’une association est qu’elle gère une grande diversité de parties prenantes : adhérents, mais aussi donateurs, bénévoles, partenaires, mécènes, bénéficiaires… 
Alors souvent, tout commence avec un fichier excel de membres, et puis s’ajoute un deuxième dédié aux bénévoles. Et, très vite, les fichiers excel deviennent difficiles à gérer et surtout difficiles à mettre à jour. Les risques, à terme, sont significatifs pour les responsables associatifs : 

  • Travailler avec des données erronées ;
  • Passer du temps inutile sur de la double-saisie ;
  • Perdre des données personnelles.

 

Pourquoi la centralisation des contacts est-elle clé dans la gestion de votre association ?

Pour en finir avec ces fichiers excel volants, une seule solution : centraliser tous les contacts sur un fichier ou une plateforme unique qu’on appelle un outil CRM
Concrètement, le principe de centralisation va permettre d’organiser toutes les données de contacts au même endroit, de pouvoir filtrer la base pour en extraire les informations recherchées et de pouvoir croiser les données autour d’un contact. 
Il y a 3 avantages principaux à cela.

Gagner du temps 

Le premier avantage est de faire gagner du temps à l’ensemble de son équipe. Plus besoin de jongler entre les fichiers excel, de copier-coller des données de contact, de croiser des informations manuellement… Tout est au même endroit, et donc plus facile à maintenir à jour ! Centraliser c’est aussi faire gagner du temps aux responsables associatifs pour établir des rapports, faire des analyses, prendre des décisions.

Protéger ses données 

Les associations gèrent toutes des données personnelles sur leurs contacts ; données qui sont soumises à une réglementation (RGPD) assez stricte afin de protéger les personnes. Et lorsque les associations touchent au social, au caritatif, aux questions de défense des droits, alors on parle même de “données sensibles”, encore plus réglementées. Pour pouvoir y répondre facilement, la centralisation des données sur un outil CRM est essentielle. 

Connaître ses contacts pour personnaliser la relation 

Enfin, le dernier avantage d’une centralisation efficace de ses contacts est de connaître ses contacts. En suivant de près la relation, on peut adopter une communication plus adaptée et donc plus engageante !

Comment bien centraliser ses données ?

Au-delà de 300 contacts, pour mettre en place une bonne centralisation, l’adoption d’un outil de type CRM est essentiel pour travailler sur une base de données organisée et sécurisée. 

  1. Définissez vos catégories de contacts et les champs personnalisés qui s’y rattachent.

    Que vous travailliez sur un fichier excel ou sur un outil, certaines informations doivent être collectées à l’ajout d’un nouveau contact. Une date d’adhésion pour un adhérent, une adresse postale pour un donateur, etc…

    Pour que toute l’équipe soit bien alignée, n’hésitez pas en amont à lister les données obligatoires et/ou souhaitables afin d’ajouter les contacts de la manière la plus complète possible. Sur votre CRM, n’hésitez pas à marquer les champs obligatoires à l’ajout d’un contact pour que toute l’équipe prenne le pli. 

    Le travail de définition des champs de votre CRM doit être fait en équipe pour que tous les membres de l’équipe associative, quel que soit leur champ d’activité, aient un intérêt à travailler sur la base commune. Définissez les typologies de contact, les liaisons entre les contacts, les typologies de personnes morales, les types de paiements, etc. Une base bien ordonnée est facile à remplir, à maintenir et à utiliser !

  2. Adoptez un outil de gestion de contacts (CRM) pour toute l’équipe

    Pour faciliter la digestion de ces données, l’outil CRM est devenu un des meilleurs amis des associations. Pourquoi ? Tout simplement car il va faciliter la centralisation des données, et en automatiser une partie. Sur OHME, par exemple, un paiement de type don, de 500€, est ajouté et attribué à Mr Dupont : Mr Dupont va automatiquement se voir attribuer l’étiquette Donateur, et être ajouté aussitôt, sans manipulation, dans la liste dynamique, par ex : Donateurs ayant réalisé un don de plus de 450€ ces 3 derniers mois. Voilà de quoi faciliter la vie de pas mal de monde !

    L’important à l’adoption d’un nouvel outil est de s’assurer qu’il conviendra à l’équipe : l’intuitivité et l’ergonomie de la plateforme sont donc primordiales. C’est pourquoi OHME propose un support complet : une équipe qui répond rapidement 5 jours/7, mais aussi des tutoriels, des webinaires et des MOOCs pour se former au fur et à mesure. 

  3. Travaillez collaborativement en limitant les accès

    Adopter un nouvel outil dans son association prend du temps, c’est normal. Définir des droits différenciés à la plateforme est un énorme coup de pouce aux responsables associatifs, pour deux raisons : 

    - Cela permet à chaque membre de l’équipe de ne voir que les données qui concernent son champ d’activité. Pas la peine de se polluer avec des données qui ne seront pas utilisées ! Cela limite aussi les risques d’erreurs, de suppression de données. 
    - Cela permet de renforcer la sécurité des données, tout en garantissant qu’un maximum de personnes participe à l’enrichissement de cette base commune. OHME permet de fragmenter l’accès aux droits de manière très poussée, que ce soit au niveau de la visibilité, de la modification ou de la suppression des données.

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