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Gagnez du temps grâce à l’automatisation de tâches

Conseils et astuces

Créé le 13 janvier 2022 par L'équipe Solidatech

Pourquoi perdre de l’énergie dans des tâches répétitives et rébarbatives quand le numérique peut le faire pour vous ? Percez, dans cet article, les mystères de l’automatisation de tâches.

Pourquoi automatiser ses tâches ?

L’automatisation de tâches permet, comme son nom l’indique, de rendre automatiques certaines manipulations ou actions. Elle est déjà intégrée dans certains de nos outils numériques de tous les jours : quand un mail de réponse automatique est envoyé pendant vos congés par exemple. 
Des logiciels vous permettent toutefois d’aller plus loin, et de combiner entre eux différents outils. 

Mais pourquoi automatiser ses tâches ? L’automatisation concerne un grand nombre de domaines :

  • Elle vous aide à animer votre réseau
    • Envoyez un message de remerciement à toute nouvelle candidature de bénévolat (même quand vous n’êtes pas là) 
    • Publiez un message sur votre chat interne dès qu’un nouveau webinaire est programmé
  • Elle vous permet de gagner en visibilité sur le web
    • Compilez la liste de toutes les personnes vous ayant mentionnés sur les réseaux sociaux ou travaillant sur certains sujets (pour, pourquoi pas, les recontacter lors de vos campagnes ou les suivre à votre tour) 
  • Elle améliore le travail collaboratif au sein de votre structure : 
    • Envoyez une notification automatique à un collaborateur dès qu’une tâche arrive à son échéance 
    • Enregistrez automatiquement les pièces jointes des mails reçus dans votre espace partagé (utile notamment si vous devez gérer de lourds dossiers de candidature)
  • Elle participe à sécuriser votre structure
    • Recevez une notification dès que vos adresses mails ont été citées sur le site “Have I been pwned?” (qui vérifie que vos mots de passe n’ont pas fuité)
  • Et bien d’autres exemples encore !

Pour résumer, l’automatisation vous permet d’éviter des tâches répétitives et ainsi de : 

  • >> Gagner du temps et être plus efficace : finissez-en avec les relances ou les transferts de documents à la main, et prenez plus de temps pour travailler sur vos projets ou missions 
  • >> Gagner en régularité et en conformité : en déployant une méthode de travail automatisée, vous ne laissez que (très) peu de place aux petites erreurs humaines

 

Comment ça marche ?

Tous les logiciels d’automatisation fonctionnent globalement sur le même principe. Il vous faudra d’abord définir un déclencheur : quel est l’événement qui activera l’automatisation ? Imaginons que ce soit : vous recevez un mail. 
Après avoir défini votre déclencheur, choisissez votre action : quelle tâche voulez-vous voir réalisée à la suite du déclencheur ? Dans notre exemple : vous souhaitez recevoir un SMS (pour ne pas manquer le mail !).
Ces logiciels vous permettent de relier les deux : un SMS vous sera donc automatiquement envoyé dès que vous recevrez un mail.

Il s’agit ici d’un exemple simple d’automatisation. Celle-ci peut toutefois être plus détaillée : seuls les mails comportant le mot “urgent” ou seuls les mails envoyés le mercredi matin permettraient de déclencher l’action. A vous de préciser l’automatisation en fonction de vos besoins ! 

On peut résumer le processus en “Si ceci arrive, alors faire cela”. 

Exemple d'automatisation

Les logiciels d’automatisation proposent des combinaisons prêtes-à-l’emploi : vous n’aurez plus qu’à connecter vos outils déclencheur et l’action au logiciel pour activer l’automatisation. Ces possibilités sont affichées directement sur les sites des logiciels, sans création de compte. N’hésitez donc pas à les consulter ! Vous pouvez également créer vos propres combinaisons et automatiser vos outils les uns avec les autres.

Attention toutefois, ces logiciels ne fonctionnent qu’avec un nombre restreint d’outils : ceux ayant accepté l’automatisation ou mettant à disposition leur API (Application Programming Interface). 

Focus maintenant sur trois logiciels qui vous permettront d’automatiser vos tâches ! 

Découvrir les logiciels d’automatisation

Le plus connu : Zapier

Les automatisations possibles grâce à Zapier sont presque infinies. Avec 3 000 outils référencés, Zapier vous permet de lier entre eux une grande variété d’outils.

Création d’une automatisation

La version gratuite vous permet de créer 5 automatisations parmi l’ensemble des combinaisons possibles, qui pourront être utilisées jusqu’à 100 fois par mois. Largement suffisant pour une utilisation individuelle ! Si vous souhaitez créer plus d’automatisations, ou les utiliser plus fréquemment, Zapier propose des offres plus poussées à partir de 17,95€ TTC par mois.
Le logiciel n’est disponible qu’en anglais et en ligne. 

Le plus francophone : Power Automate

Découvrez l’automatisation version Microsoft, grâce à Power Automate ! Son catalogue recense 580 outils différents à combiner, issus de Microsoft mais pas que. 

Power Automate promeut également la transparence. Le logiciel permet d’avoir un aperçu du code généré pour chacune des automatisations réalisées, afin de vérifier les données récupérées et utilisées.

Power Automate est inclus dans votre licence Microsoft. Vous ne pourrez toutefois utiliser que les applications produites par Microsoft. Si vous souhaitez avoir accès aux applications “Premium”, il vous faudra débourser 15$ TTC par mois et par utilisateur. 
Le logiciel est disponible en français, en ligne et en local. 

Le plus libre : n8n

Dernier logiciel présenté : n8n. Bien que lui-même libre, n8n vous permet de créer des combinaisons avec plus de 300 outils libres comme propriétaires.

Trois façons d’utiliser le logiciel sont disponibles : 

  • Via le cloud : c’est la version en ligne, toutes les données sont hébergées sur les serveurs de n8n
  • Via le logiciel en local : c’est la version gratuite, il vous suffit de télécharger n8n sur votre ordinateur
  • Via l’auto-hébergement : à vous d’héberger n8n sur vos serveurs, les données restent chez vous. Cette option est recommandée pour les personnes sachant coder ou souhaitant faire évoluer le produit

Pour la version cloud, n8n propose un essai gratuit de 30 jours. Après cela, vous devrez débourser entre 20 et 120€ TTC par mois, pour 20 à 200 combinaisons et 5 000 à 60 000 exécutions ou actions par mois. 
Le logiciel n’est disponible qu’en anglais. 

Choisir son logiciel d’automatisation

De nombreux autres logiciels existent comme Phantombuster, IFTTT ou Integromat. On les a comparés, rien que pour vous :

Tableau comparatif de logiciels d'automatisation de tâches

Les différences de prix entre les logiciels s’expliquent par le nombre de combinaisons possibles, la limite d’exécutions maximum par mois ou le délai entre chacune des exécutions à réaliser. 

Avant de vous embarquer dans l’automatisation, faites le point sur vos besoins : 

  • Quelles sont les tâches récurrentes que vous effectuez ? 
  • Combien de fois les effectuez-vous par mois ? 
  • Quels sont les outils que vous utilisez ? Et ces outils sont-ils disponibles dans les catalogues des logiciels d’automatisation ? 

Cette évaluation vous aidera à mieux cerner l’outil qui vous convient et à opter pour la formule la plus adaptée à vos besoins et votre budget.

Pour aller plus loin : 
- Notre formation « Travailler collaborativement grâce au numérique » pour fluidifier les échanges et faciliter le travail en équipe au sein de votre organisation 
- 8 étapes pour mettre en place de nouveaux outils numériques
- Quelques outils très simples pour améliorer votre productivité

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