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Quand les associations s’emparent du numérique : rencontre avec l’association MONASTIC

Témoignage 08 mars 2018 par L'équipe Solidatech
Rencontre avec Frère Benoit et Sœur Marie-Christine, respectivement membre et présidente de l’association MONASTIC pour comprendre les enjeux numériques auxquels font face les associations et revenir sur l’organisation d’une journée dédiée au numérique auprès des membres des communautés MONASTIC.

Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur les missions de votre association MONASTIC ?

L'association a pour but d'aider et d'assister les instituts et communautés monastiques dans toutes les questions liées aux réalités économiques :
•    questions éthiques, juridiques et administratives;
•    questions financières et fiscales;
•    questions commerciales, notamment celles de propriété intellectuelle.

Vous avez organisé en novembre dernier, un événement dédié au numérique, pourquoi avez-vous voulu mettre cette thématique au cœur d’une journée de présentation à vos adhérents ?

Nos membres ont des niveaux très hétéroclites en matière de numérique. Il nous paraissait intéressant de présenter les usages qui se font du numérique et les solutions possibles, surtout aux plus réticents ou aux moins informés.

Parmi nos membres, il y a différents profils : ceux qui trouvent les nouveaux outils numériques très ludiques et intéressants à découvrir, d’autres qui en ont plutôt peur. L’idée de cette journée était donc d’aider tout le monde.

Il y a quelques années, c'était différent nous faisions à la main ou à l’informatique aujourd’hui nous n’avons plus le choix surtout pour les démarches d’administratives. Nos communautés ont vraiment besoin au quotidien du numérique et ont aussi besoin d’y être formées pour éviter de confier la moindre mission à des prestataires.

En plus, grâce au numérique, il y a de nombreuses possibilités qui s’offrent à nous pour la gestion de nos communautés, la comptabilité…  Lorsque nous utilisons les outils numériques, en particulier ceux que nous avons pu découvrir lors de cette matinée (GSuite, Office 365, Dropbox, Loomio, Google Forms, Trello) avec l’intervention de Claire Dubien, chargée de développement chez Solidatech, nous pouvons gagner du temps par exemple si nous les utilisons et manquer quelquechose si nous ne les utilisons pas.

Évidemment leur usage n’est pas obligatoire mais il peut nous faciliter la gestion quotidienne de nos communautés. C’était la première journée de formation que nous dédions au numérique mais certainement pas la dernière.

Quels ont été les retours de vos adhérents face à la présentation de ces outils numériques ?

Claire a su se mettre à notre niveau aussi bien pour la préparation de la présentation que lors de la conférence et nous avons à trois pu adapter au mieux la présentation proposée pour qu’elle corresponde à nos besoins et aux enjeux numériques auxquels nous sommes confrontés. Elle a aussi su être très pédagogue et les retours de sa présentation ont été très bons, tout le monde a trouvé cela intéressant.     

Lors de la présentation, il vous a été présenté quelques outils pouvant correspondre à vos besoins et vous aider dans la gestion de vos communautés (GSuite, Office 365, Dropbox, Loomio, Google Forms, Trello) avez-vous déjà commencé à les utiliser ?

Nous avons déjà utilisé deux outils au sein de petits groupes pour, dans un premier temps, peaufiner notre façon de faire. Nous avons par exemple travaillé avec le logiciel d’aide à la gouvernance, Loomio, au sein de notre conseil d’administration pour sonder nos membres pour la recherche de la marque MONASTIC.

Loomio a aussi été utilisé pour accompagner l’organisation d’une équipe comptable de l'une des communautés membres. Cette équipe est dispersée sur deux continents alors même avec Skype il est parfois difficile de se parler et donc de prendre des décisions ensemble. Le logiciel va nous permettre de prendre ensemble plus facilement des décisions, de les documenter et surtout d’en discuter plus aisément.

Nous avons aussi testé Trello avec une dizaine de personnes pour partager et commenter des documents au sein d’un groupe de travail. Pour les missions un peu récurrentes nous allons continuer à utiliser ces outils, et une fois que nous serons bien à l’aise avec ces logiciels,  nous verrons si nous pouvons les utiliser pour d’autres missions et avec les personnes des autres communautés.

Dans un second temps, nous ferons peut-être un point quelques mois après pour connaître les logiciels utilisés par chacune des communautés, comprendre leurs usages et avoir leurs retours sur ces outils.

Quelles sont vos actions au quotidien pour aider la transition numérique de vos adhérents ?

Nous allons déjà tester les logiciels présentés et une fois que nous les aurons en main nous en parlerons autour de nous, après chaque communauté est indépendante dans sa gestion au quotidien. Nous sommes là pour aider, recueillir les demandes et faire des journées thématiques après chacun voit ce qu’il veut mettre en place dans sa communauté.

Nous avons partagé nos contacts entre membres des différentes communautés pour partager nos expériences, nos conseils à ceux qui le souhaitent. Nous avons lancé le sujet, suscité des interrogations et cela va sédimenter avec d’autres réflexions. Les communautés s’empareront des sujets qui leur correspondront.

Pourquoi avoir sollicité Solidatech pour venir organiser une matinée de conférence sur le numérique ?

Nous savions qu’il nous fallait des personnes expérimentées pour intervenir sur les sujets numériques. Il se trouve que Frère Benoît connaissait Solidatech car il avait déjà pu bénéficier de logiciels à tarifs solidaires grâce au programme.

Nous avons pris contact avec l’assistance téléphonique de Solidatech et Claire Dubien, la chargée de développement de Solidatech est revenue vers nous. Nous avons ensuite travaillé sur une présentation adaptée à notre niveau de connaissance, nos besoins et qui correspondait à ce que nous voulions faire passer comme message.

Quels étaient les messages que vous vouliez faire passer au cours de cette journée ?

Nous voulions dédramatiser l’usage du numérique auprès des différents adhérents, les aider à s’approprier ces enjeux, savoir ce qui se fait, les logiciels qui existent et voir les usages adaptés à nos besoins. La thématique de l'événement était « la gestion informatique de la contrainte à la libération », une journée destinée aux utilisateurs.

 

Pour en savoir plus sur les logiciels gratuits présentés à l'association MONASTIC:

 

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